序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L格的5篇心理暗示的方法，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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關(guān)鍵詞：檔案信息 方法概念 主題

一、有序化及其方法

“有序化”是檔案信息處理的核心問題。要有序地排列檔案實體或者是表征檔案的信息線索，采用使檔案存儲的目的得以實現(xiàn)，使利用存取比較方便。

為了使文件形成過程中的有機聯(lián)系得以保持，一般會采用分類的方法在實體控制中，有序化的實現(xiàn)一般是直接進行排列組合對檔案實體。檔案的基本特征在智能控制中形成檢索標識來表達通過著錄，或者對檔案進行主題分析通過標引并且賦予檢索標識對結(jié)果，有序化通過規(guī)則的排列這些形成的信息線索來實現(xiàn)。

外部特征和內(nèi)部特征是檔案基本特征的兩個方面，外表顯而易見的檔案特征是檔案的外部特征，保管期限、責任者、題名、文本、文號、密級等文件屬性都需要外部特征；主題和對象等在檔案內(nèi)部敘述的內(nèi)容這是檔案的內(nèi)部特征。一般會采用主題法或分類法對檔案信息進行排列組合為了表現(xiàn)檔案的內(nèi)部特征。一般會采用時序法、代碼法和字順法等對檔案外部特征進行表現(xiàn)。

按照地區(qū)編號系統(tǒng)、圖紙編號系統(tǒng)、文件發(fā)文編號系統(tǒng)和產(chǎn)品編號系統(tǒng)等的某種代碼系統(tǒng)排列就是代碼法。按照文件內(nèi)容涉及的時間或者是文件形成的實際進行的順序排列就是時序法。按照例如文件責任者的字序等某種特定名詞的筆畫筆形或者字母順序排列的就是字順法。為了對某些檔案內(nèi)部的信息單元之間的互相聯(lián)系進行表現(xiàn)也會采用這些方法，不只是表達外部特征的時候也會采用這些方法。還會采用這些方法在實體控制中用來進行對特殊載體或者專門檔案以及作為副本保存的檔案的處理上。

總之，處理檔案信息的關(guān)鍵就是有序化。為了使檔案信息的作用得到更好的發(fā)揮，因為檔案信息因處理的目的不同而具有不同的特點所以需要采用的方法也不同。

二、檔案信息處理語言

要實現(xiàn)檔案信息的有序化，必須借助人工語言來表達檔案信息處理的狀況。對檔案信息根據(jù)一定的規(guī)則進行組織，其“近期”的目的無論是在實體控制還是在智能控制上都是為了檢索、得到這些信息再根據(jù)同樣的規(guī)則。運用一種規(guī)范化的語言是必須的為了便于進行這一過程，描述和表達出檔案信息的組織狀況和排列位置，以便取得所需的信息按照這種語言在檢索的時候。

比較表征檔案信息的檢索標識和情報提問之間的相符性的過程就是所謂的檢索。命中文件找到所需的信息就要做到檢索標識與情報提問一致；要繼續(xù)查尋當不一致的時候，直到兩者一致為止對已經(jīng)比較了的標識就必須跳過。一種能夠溝通雙方思想彼此能夠理解的語言就需要在檢索人員和檔案信息處理人員之間使用為了相符性比較過程的順利完成。這種對檢索人員與信息處理人員的事項進行統(tǒng)一，對檔案檢索與存儲兩個過程進行聯(lián)接對檔案信息處理工作用于保障的語言就是檔案信息處理語言。他是人工語言根據(jù)信息處理的需要說創(chuàng)建的。

由詞匯和語法構(gòu)成檔案信息處理語言，是一個符號系統(tǒng)用于思想的交流同自然語言一樣。代碼、類目或類號、檢索詞等表達概念的標識詞匯是它的主要詞匯。往往稱為標識把它的語詞因為它的語義即書面形式比較重要，在語音和語詞方面不太重要。

檔案信息處理語言具有以下幾項基本功能作為情報檢索語言的一個分支：

對特定事物的概念標識和有關(guān)規(guī)則能夠相當專指和唯一表達，加以描述檔案內(nèi)容與某一些外表特征，便于進行相符性比較與檢索用語，可以保證順利實現(xiàn)檢索過程的一套符合人們習慣的簡明、扼要的用語；對內(nèi)容相同及相關(guān)文件進行集中通過對標識所代表概念之間相互關(guān)系進行顯示的辦法；使文件或信息線索組織化或系統(tǒng)化通過有序排列標識。

三、分類與分類法語言

分類語言是創(chuàng)建的人工語言為了對分類過程與成果進行表述且方便進行檢索，也簡稱分類法。使用最廣泛和歷史最悠久的檢索語言在文獻工作中就是分類法。

等級體系分類法和綜合分類法是根據(jù)不同的構(gòu)成原理進行區(qū)分的。依據(jù)概念劃分與概括原理構(gòu)成的是第幾體系分類法，依據(jù)概念分析與綜合原理構(gòu)成的是綜合分類法。體系分類法被用于實體和智能控制在檔案工作中。

概念分類是分類法的基礎(chǔ)。對概念外延的邏輯方法根據(jù)某一標準進行揭示就是分類，也稱為劃分在邏輯學上。區(qū)分和歸類是分類包含的兩層意思。對事物用某種標準進行細分是區(qū)分，把事物集合成類的過程根據(jù)事物的特征和性質(zhì)稱為歸類。劃分標準、分類角度和分類標準就是用以結(jié)合與區(qū)別不同事物的某種屬性。

以下邏輯規(guī)則是分類一般應(yīng)遵守的：1）為了避免各子類自己的相互重疊和交叉只能用一個劃分標準進行每次劃分時，但可以進行多次劃分對事物。2）其母類的外延應(yīng)該等于各子類的外延之和，并且不小于外延之和。3）劃分標準應(yīng)該符合分類目的屬性和事物的本質(zhì)這樣才能是分類的實用性和科學性得以保證。

分類法據(jù)以揭示和組織檔案信息的基礎(chǔ)就是以上規(guī)則。

分類法作為概念標識或詞語的是類目或類號。對文件的內(nèi)容或其他特征進行表達和對人們的檢索需要進行滿足都會運用這些詞語，同時編排檢索工具和組織檔案上架的依據(jù)也會用這些詞語。

概念等級體現(xiàn)具有秩序井然、層次分明、結(jié)構(gòu)嚴謹和脈絡(luò)清晰的特點是分類法按照概念之間的同一、并列、交叉和從屬等邏輯關(guān)系組織類目而形成的，概念之間的相互關(guān)系可以通過同位類的平等排列和上下位的等級排列等手段來顯示，還可以用配備類目索引、設(shè)立交替類目、注解類目含義和使用方法等手段。等級結(jié)構(gòu)是這些方法中的主要手段，大量的概念隸屬關(guān)系和相關(guān)關(guān)系可以明顯直接的顯示用等級結(jié)構(gòu)，分類法語言的重要特色就是等級機構(gòu)，這種語言同時還根據(jù)這種等級結(jié)構(gòu)別稱為等級體現(xiàn)分類言語。

以下優(yōu)點都是采用分類法組織與初戀檔案信息所具有的：因為范圍較廣適于族性檢索。以文件所涉及的事物、問題、學科或?qū)I(yè)、形成機構(gòu)、社會職能和年度為中心集中與之有關(guān)的信息是分類法的特點，所以容易快速查找全面許多事物或者是某一方面的有關(guān)信息在同一方面；容易死瀏覽性檢索的要求得到滿足還可以自由的縮小或擴大檢索范圍在一定程度上。分類檢索標識的網(wǎng)羅能力很大，系統(tǒng)性也非常良好因為它的排列是按照一定的邏輯關(guān)系進行的，因此在查尋過程中可以使檢索中鳥瞰全面、觸類旁通把最符合需要的信息找出來；對于人們“即類求書”的檢索習慣很符合，多種功能都具備。不僅組織館藏可以用，對于檔案報道的統(tǒng)計和檢索工具的編制工作都可以用這種方法。

四、主題、主題詞與主題法語言

一定的內(nèi)容是任何檔案都必須具有的，主題就是出現(xiàn)在這些內(nèi)容中的對象、概念和想象。詞是主題的語言表現(xiàn)形式，一個主題就是一個概念，必須通過詞來對概念的內(nèi)容進行表現(xiàn)。主題詞就是用以表達主題概念的詞匯。主題詞往往可以用來代表或標識檔案本身或檔案的內(nèi)容主題。可以根據(jù)主題詞對檔案進行查找將他們進步編排按照字順。這些概念標識是由名詞術(shù)語形成的對檔案所記載或反映的思物進行了自己表達和描述，這種處理方法對檔案信息的編排是依據(jù)這些概念標識的字順關(guān)系而進行的。

主題法的基本特征就是描述，分為單元詞法、關(guān)鍵詞法、標題法和敘詞法根據(jù)所標識主題詞的種類不同。

比較專指、復(fù)雜的在概念上一般是標題詞，這種主題標識多為詞組在字面上。任何一個標題詞都可以對一個文件主題進行獨立精確的標引是一個完整的標識。手檢主題目錄及主題索引款目的標目是標題詞主要會用到的地方。單元詞是在概念上不能再分解的，是最小，最基本的又能對檔案主題進行描述的單詞。單元詞組配成標題要到檢索的時候因為只是標題的構(gòu)件，所以單元詞會更加的靈活相比標題詞，更容易控制詞匯量。敘詞是一種后組式的主題標識是在吸收多種情報檢索語言優(yōu)點的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。敘詞彌補了單元詞組配“噪音”的缺點，一般有標識特征事物的專有名詞和各種基本概念的名詞術(shù)語組成，可以更為具體的對檔案文件的內(nèi)容進行揭示通過組配。

在組織和檢索檔案信息方面主題詞法有下述優(yōu)點：方便用于特性檢索。主題法揭示和組織與之相關(guān)的檔案信息主要以文件涉及的具體對象和問題為中心。在集中相同主題檔案的同時還可以把與該主題相關(guān)的文件頭蓋骨字順排列和參照系統(tǒng)聯(lián)系起來；在對細小概念與新事物方面具有較強的反映能力。主題詞法在標識數(shù)量上基本不受限制，可以增加比較專指的和對新事物放映的主題詞在字順系統(tǒng)中，對這些概念進行表達時還可以利用原有主題詞的組配。在字順系統(tǒng)中也容易檢索因為新舊概念和粗細概念處于同等地位；標識具有較強的直觀性。自然語言是主題法的基礎(chǔ)，對檔案內(nèi)容用概念標識直接進行表達，用戶在檢索課題向檢索詞轉(zhuǎn)化時更加的容易；提供了較多的檢索途徑。可以分別標引檔案涉及的各個主題在主題詞法中，還可以用幾個主題詞的組配來表達在有的時候，往往會賦予較多的標識給每份文件或案卷，因此增多了被查到的機會。

總之，以上方法在檔案信息處理工作中都各自有各自的優(yōu)點，可以互補在實際應(yīng)用中，綜合各自的優(yōu)點根據(jù)實際情況進行綜合運用可以取得更好的效果，也可以提高工作效率。所以在實際工作中要多種方法結(jié)合，不能有所偏廢，應(yīng)該是相互滲透和吸取，是檔案信息的處理朝著一體化和綜合化的方向發(fā)展。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：檔案保管；檔案利用；高校檔案；創(chuàng)新模式

隨著高等教育普及程度的加深以及大數(shù)據(jù)時代對于信息共享的要求的提高。目前，高校的大部分檔案資料都開始趨于透明化。這種做法在很大程度上推動了高校檔案資源利用的進程，這樣做的益處主要體現(xiàn)在兩個方面：一是對高校本身的發(fā)展而言，高校工作者對本校的了解程度加深，可以更好的理解學校的教學目的和教學思路，為學生的能力培養(yǎng)，找出更多的方法和途徑，使學生更加符合社會發(fā)展的需求，并且推動高校的發(fā)展；另一方面，高校檔案涉及到多個方面，充分利用高校檔案資源，可以幫助一些企業(yè)或國家企事業(yè)單位獲取更加全面的信息，保證其工作的順利進行。

1 檔案的保管與利用工作是檔案管理的重中之重

高校檔案包含了高校自建校以來的招生信息、教學成果、科研成果以及舉辦過的一切內(nèi)部或是對外活動的信息。可以說，高校檔案資源中不僅包括了較為全面的人才信息，也記錄著高校發(fā)展的歷史過程和變化，可以從很大程度上，反映一定時期的社會經(jīng)濟文化狀態(tài)。高校的發(fā)展受到社會環(huán)境的影響，它的發(fā)展規(guī)律與社會的發(fā)展規(guī)律基本一致，這不僅對于現(xiàn)代化企業(yè)有著重要的意義，也對社會歷史文化研究工作、科技研究工作具有非常重要的作用。

（一）建立專門的檔案庫房

一些檔案部門所在單位為了節(jié)省成本或者是其他考慮因素隨便找一個地方作為檔案庫。這其中的安全隱患不可忽視。首先檔案庫設(shè)計必須科學、合理，避免一些別有用心的人盯上，利用漏洞大量竊取、損壞、修改等。這就需要我們檔案管理部門找專業(yè)的安全防盜人員徹底排除各個安全隱患環(huán)節(jié)。還有就是對檔案庫的門窗做相應(yīng)的安全加固和防火、防水等級。從人為因素到外在的環(huán)境因素做好檔案的安全保管工作。

由于我校檔案館檔案存在大部分紙質(zhì)的，還有一些教學科研資料。隨著時間的推移紙張會自己變黃疏松，導致字跡不清甚至破損，照片更容易出現(xiàn)拍攝內(nèi)容的丟失。面對這些問題要在檔案入庫前用先進科學的方法盡量延長紙張的壽命；病蟲害、溫度、濕度、光照度等對檔案安全的影響也不可忽視，所以在檔案庫內(nèi)要實時監(jiān)控這些數(shù)據(jù)的變化，如發(fā)現(xiàn)某些數(shù)據(jù)變化較大可能影響檔案信息的安全，要及時做好應(yīng)急預(yù)案。

（二）檔案資源保管與利用

在高校教學檔案管理工作中，屬于投入的環(huán)節(jié)包括教學檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索。“收集”直接關(guān)系教學檔案館藏，是提供利用的基礎(chǔ)，高校檔案管理部門必須與立卷部門進行及時的溝通，投人時間和精力確保收集工作的順利完成。“整理”是教學檔案管理的基礎(chǔ)性工作，是提供利用的前提，通過整理使教學檔案有序化、條理化，為利用教學檔案打下基礎(chǔ)。“鑒定”是“去偽存真，去粗取精”的必要步驟，是確保在利用教學檔案時，有用信息能夠發(fā)揮作用的重要一環(huán)。“保管”保證教學檔案的物理安全，是利用的前提條件。“檢索”的效率體現(xiàn)為查全率和查準率，查全率主要表示滿足利用者需要的全面程度，查準率表示滿足利用者需要的準確程度，是利用的前期準備工作，作用是讓利用者能夠快速、準確的查檢到所需的教學檔案。教學檔案檢索的效率直接影響利用效率。

（二）檔案資源的利用是高校教育事業(yè)發(fā)展的需要

目前我們處于信息化時代，教育事業(yè)的發(fā)展需要依托檔案事業(yè)的發(fā)展，這樣才能做到與時俱進，因此，這就需要重視對其開發(fā)利用，從而使其更好的為社會進步和經(jīng)濟發(fā)展提供高質(zhì)量的服務(wù)。通過加大對檔案資源的有效利用，從而更好的將檔案的價值體現(xiàn)出來，使其能夠轉(zhuǎn)化為物質(zhì)形態(tài)的生產(chǎn)力，從而更好的推動我校的發(fā)展和進步。

2 信息時代高校檔案保管與利用服務(wù)模式創(chuàng)新

隨著我國社會的快速發(fā)展，尤其是目前，我國社會進入新常態(tài)的狀況之下，如何能夠更好地發(fā)揮出高校檔案保管與利用的作用和價值，是目前檔案管理工作者面前的難題和問題，個人認為在目前需要積極加強信息時代下高校檔案的管理創(chuàng)新模式，個人認為關(guān)鍵可以從以下幾個方面去入手：

（一）提高服務(wù)的思想意識是提升服務(wù)的基礎(chǔ)

作為高校檔案管理工作者首先必須要提高思想服務(wù)意識，只有提升思想服務(wù)意識，才能更好地立足于本職，做好各項服務(wù)工作，因此，關(guān)鍵要從三個方面充分認識，一方面，高校管理者要充分認識到新情況、新狀態(tài)下，高校檔案管理工作服務(wù)的重要性和必要性，只有充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，才能夠在檔案管理工作方面狠抓不放，加大力度，真正重視檔案管理工作，另一方面，是要切實提升檔案管理者關(guān)于檔案管理工作的思想重視度，檔案管理工作關(guān)系學校、學生和教師，在新形勢下，作為檔案管理者，作為直接的操作人員務(wù)必要提升檔案管理工作的思想意識，只有這樣才能更好地做好本職檔案管理，更好地適應(yīng)新形勢下的角色，投入到檔案管理工作中。

（二）利用創(chuàng)新的手段，提升檔案管理的效力

與傳統(tǒng)檔案的保管與利用模式相比，在新時代狀況下，檔案管理工作的優(yōu)勢是更加信息化、智能化和科技化，在新形勢下，作為檔案管理工作要充分利用信息化的技術(shù)手段和方式，要加強信息化技術(shù)的培訓，結(jié)合我校的實際情況，靈活運用，讓檔案管理從“繁雜瑣碎”之中變得更加“靈活多樣”，要從時間、成本、效能等三個方面去入手，最大限度的降本，讓檔案管理工作的效力得到切實的發(fā)揮，這樣才能更好地服務(wù)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。

（三）加快信息化建設(shè)，提供多元化利用平臺，培養(yǎng)復(fù)合型人才

世界科技革命正不斷影響著高校檔案利用，現(xiàn)代化的利用方式已成新趨勢。在查閱、利用上，即使保持來館利用，也應(yīng)加快建立數(shù)字檔案館，在確保安全情況下，通過電腦快捷查找檔案數(shù)據(jù)、打印檔案資料；讓電話、傳真、郵寄等現(xiàn)代通訊工具都參與檔案利用并簡化手續(xù)；最好是讓利用者通過安全網(wǎng)絡(luò)平臺，像平時上網(wǎng)查資料一樣，能遠程獲取想找的檔案信息，這樣我們就有足夠多的時間進行檔案資源開發(fā)利用。不過編研利用也正朝高科技、現(xiàn)代化方向發(fā)展。如現(xiàn)代傳媒、現(xiàn)代信息、現(xiàn)代印刷、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)、光學記錄、聲像等技術(shù)正逐漸用于檔案編研。因此檔案工作人員還須具有過硬的檔案編研基本技能和系列專業(yè)知識與專業(yè)技能，很好掌握現(xiàn)代高新技術(shù)，使自己成為一個具有多專業(yè)功能的復(fù)合型通才。編研出許多形式多樣的歷史成果，讓高校檔案編研成為純真年代的經(jīng)典發(fā)聲。

3 總結(jié)

總的來說，高校檔案的充分利用工作還需要進行不斷的嘗試與努力。針對目前在檔案利用環(huán)節(jié)中存在的諸多問題，相關(guān)工作人員一定要及時的提出解決的措施和方案。讓高校檔案資源充分發(fā)揮其利用價值，為社會工作帶來更多的便利。希望本文中提出的相關(guān)觀點和建議可以起到一定的指導作用。

參考文獻

[1]麥曉璋.論如何提升高校檔案利用服務(wù)能力田.才智，2012（12）.

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關(guān)鍵詞：社會保險事業(yè)；檔案；管理

中圖分類號：C816 文獻標識碼：A

隨著社會保險改革不斷深化，社會保險覆蓋面逐漸擴大，社保檔案的數(shù)量也日益增多。社保檔案管理是“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的惠民工程，涉及千家萬戶，關(guān)乎民計民生。如何做好社會保險檔案工作，已成為社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的一項重要任務(wù)。

一、社保檔案管理的重要性

社保檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，是實現(xiàn)社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護其合法權(quán)益的重要憑證，也是社保部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件。作為一項專業(yè)的管理工作，社會保險檔案具有以下特點：

（一）數(shù)量大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實現(xiàn)全民參保，這就是社保檔案數(shù)量的龐大。

（二）變化多。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項社保繳費情況也會依據(jù)個人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社保檔案的動態(tài)變化。社保檔案以人為基本對象來辦理的，個人是社會保險檔案的最基礎(chǔ)的形成單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證。就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產(chǎn)生相應(yīng)變化。

（三）要求高。社保檔案是按國家的有關(guān)規(guī)范來辦理的。具體表現(xiàn)在：一是辦理活動的規(guī)范，即各類社會保險都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費標準；二是形成材料的規(guī)范，即各類社會保險都有規(guī)定有規(guī)范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。

二、加強社保檔案管理的必要性

社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護了參保人員的權(quán)益。

（一）加強社保檔案管理，是深化社會保險制度改革的需要。 隨著社會保險制度改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社保部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，就要求我們建立完整安全的個人信息系統(tǒng)，即安全有序的社會保險檔案系統(tǒng)。否則，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

（二）加強社保檔案管理，是社會保險業(yè)務(wù)本身的必然要求。一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細信息，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

（三）加強社保檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務(wù)工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。可以為決策者提供準確的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導科學決策提供服務(wù)，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。

三、新時期加強社保檔案管理的方法

新時期如何實現(xiàn)社保檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，是社保部門必須解決的現(xiàn)時問題，責任重大，任重而道遠。

（一）提高思想認識，提供全面保障。加大對社會保險檔案工作的重視程度, 及時解決工作中出現(xiàn)的問題和困難，積極爭取各級領(lǐng)導對社保檔案工作的重視與支持,加大資金及人力投入,切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實問題,為建設(shè)和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社保工作人員學習檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責任感。

（二）健全制度程序，理順社保檔案工作管理機制。依據(jù)《檔案法》、《保密法》、《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和管理細則。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費,實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。把檔案管理“星級達標”工作作為一項重要任務(wù)，納入社會保險工作的總體規(guī)劃，制定“星級達標”工作目標，明確檔案管理責任制，與其它日常工作一起部署、一起檢查、一起考核。

（三）加強信息化管理，實現(xiàn)“軟、硬、人”統(tǒng)一協(xié)調(diào)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展為我們創(chuàng)新檔案管理方式，實現(xiàn)智能、人性化管理提供了先決條件。各級社保部門應(yīng)克服資金緊張的困難，購置現(xiàn)代化設(shè)備裝備檔案室。在機型上在市內(nèi)要盡力做到統(tǒng)一，以便為下一步計算機聯(lián)網(wǎng)及共享社會保險檔案數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。同時應(yīng)著力進行檔案管理的軟件開發(fā)工作，由全市社會保險部門統(tǒng)一組織實施。要逐步實現(xiàn)檔案的自動快速編目、檔案信息的自動檢索以及檔案資料的快速統(tǒng)計。努力做到對檔案的分類統(tǒng)計，綜合數(shù)字統(tǒng)計、相關(guān)信息資料統(tǒng)計等，最終實現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)上互聯(lián)和自助查詢，使每個參保人可以方便的查詢到自己的信息。堅持“以管促用、以用促管”的原則，圍繞方便查詢、提高利用效率上不斷改進管理方法，全方位為參保單位和個人服務(wù)。

（四）提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴把服務(wù)水平。社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備計算機實際操作能力。為此，在檔案管理人員選拔上嚴格把關(guān)，切實將工作經(jīng)驗豐富、責任心強的干部選配到檔案工作崗位上外，同時狠抓檔案管理人員的培訓教育工作，采取崗位培訓、派送檔案管理人員參加檔案部門組織的專業(yè)培訓、到兄弟縣市學習取經(jīng)、邀請各地檔案部門業(yè)務(wù)骨干授課和現(xiàn)場業(yè)務(wù)指導等形式，努力提高檔案管理隊伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和現(xiàn)代化管理水平。社保部門還應(yīng)與檔案行政管理部門加強聯(lián)系，開展經(jīng)驗交流。同時要加強檔案管理人員的思想、作風建設(shè)，穩(wěn)定隊伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會保險檔案管理隊伍。

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關(guān)鍵詞：檔案信息；不利因素；解決方法

目前，我國檔案信息在利用的過程中主要是以檢索為主要的方法，檔案信息在檢索的過程中，使用的是半手工或者是手工的方式，因此，檢索系統(tǒng)還需要進一步的完善，而且現(xiàn)代化的信息傳遞和檢索系統(tǒng)并沒有形成，這樣就使得檔案信息無法充分的利用，其價值得不到最大限度的發(fā)揮，檔案信息的利用效率也較低。因此需要對檔案信息利用的不利因素進行充分的研究，減少這些不利因素對于檔案信息利用的影響。

1 檔案信息利用的不利因素

1.1 檔案信息有著分散性，無法滿足利用者需求

檔案信息在形成的過程中有著一定的分散性，相對于期刊、情報和圖書來說，檔案信息有著一定的相似性，而且同一問題信息會分布在多個案卷中，有些信息甚至會在不同的檔案管內(nèi)進行保藏。不同的階段，檔案信息也有著一定的復(fù)雜性，同一個檔案主體也缺乏著系統(tǒng)性，這樣檔案信息在利用的過程中就會存在著一定的阻礙。不同的歷史時期和社會階段所形成的檔案信息有著一定的凌亂性和分散性。早期，人們并不重視檔案，檔案信息屬于管理，有很多的檔案信息在利用的過程中，會存在著信息缺失的現(xiàn)象。伴隨著科技的不斷發(fā)展，檔案信息的分散性導致了檔案信息無法滿足利用者的基本需要，利用者在利用的過程中，對于檔案信息的滿意度較低。

1.2 檔案信息存在著一定的落后性

目前，檔案信息在檢索的過程中，使用的檢索的手段和工具依然是手工或者是半手工，而且這一階段的檢索系統(tǒng)還不完善，并沒有建立現(xiàn)代化的檢索系統(tǒng)，使得信息的檢索、傳遞和儲存斗存在著一系列的問題，經(jīng)常會出現(xiàn)有貨難調(diào)或者是貨不對路等現(xiàn)象，而檔案利用者必須要費時費力才能獲得相關(guān)的檔案信息，檔案信息的利用效率也較低，并沒有取得良好的效果。現(xiàn)代社會在快速的發(fā)展，檔案信息變得越來越重要，有許多的學術(shù)研究也離不開檔案信息，人們的檔案意識在不斷的增加，檔案信息的利用者也對于時間觀念也越來越強，希望能夠及時的利用檔案信息，認為時間就會金錢，人們已經(jīng)越來越迫切得到相關(guān)的檔案信息，來滿足人們的日常生活以及學習的需要，檔案信息檢索的落后，并不能夠滿足人們的上述要求，在這樣的情況下，就導致了人們對于檔案信息的利用效率較低，不利于檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

2 檔案信息利用不利因素的解決方法

2.1 立足于用戶的理念

檔案信息在利用的過程中，為了能夠更好的滿足用戶的基本需要，使得檔案信息能夠高效的被利用，就要與檔案信息的實際利用情況結(jié)合在一起，從用戶的角度出發(fā)來進行相應(yīng)的分析，還要堅持以人為本的基本原則，根據(jù)不斷的增加用戶的檔案需求，對于用戶的行為規(guī)律和心理進行充分的分析，從而采取相應(yīng)的措施來積極的與用戶進行交流，保證用戶的潛在需求和現(xiàn)實需求得到滿足，對于檔案信息進行科學的開發(fā)，還要對相應(yīng)的社會環(huán)境和政策環(huán)境進行調(diào)整，不斷的與用戶進行溝通，這樣檔案信息的利用才能夠符合現(xiàn)代化的發(fā)展要求。

2.2 立足于社會理念利用檔案信息

檔案信息在被用戶利用的過程中，必須要充分的考慮到社會因素，按照社會的實際發(fā)展狀況來建立科學的檔案信息利用中心，檔案信息在利用的過程中，必須要僅僅的圍繞著檔案利用中心來開展相關(guān)的活動，并且社會的熱點信息，根據(jù)社會的熱點來對新時期的檔案信息進行整理，這樣才能夠不斷的提高檔案利用的價值。目前，我國的檔案館所收藏的檔案信息存在著一定的滯后性，并沒有根據(jù)時代的發(fā)展變化對相關(guān)的檔案進行和更新，這樣就導致了檔案管中的信息與社會的熱點存在著極大的差異。在這樣的情況下，檔案信息要想最大限度的發(fā)揮價值，就要不斷的提高檔案信息的利用效率，打破原有管理體制的束縛，轉(zhuǎn)變遺忘的封閉型模式，逐漸向開放型發(fā)展，與圖書館、博物館以及研究所等加強合作，不斷彌補檔案館的自身不足，從而切實提高檔案信息在社會運行過程中的轟動效應(yīng)，促進檔案信息實際利用效果的提升。

2.3 樹立現(xiàn)代化的效率觀念

現(xiàn)代社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展和科學技術(shù)的突飛猛進，對檔案館的檢索方式提出了更為嚴格的要求，當前我國檔案館的檢索手段仍處于手工階段，實際查準率和查找速度都不能夠很好的滿足用戶的實際需求，檔案信息利用效率較低。現(xiàn)代社會發(fā)展形勢下檔案信息利用具有一定的特殊性和多元化特征，用戶對檔案信息利用的時效性要求較高，在此種情況下，加大力度對檔案信息利用的不利因素進行解決，是當前我國檔案信息利用工作中的重點內(nèi)容。那么相關(guān)工作人員應(yīng)當積極樹立現(xiàn)代化的效率觀念，建立檔案信息目錄中心，通過有效的實體分散、目錄集中等方式，來對檔案信息進行匯集，促進檔案信息提供的高效化和準確化，實現(xiàn)檔案信息資源的合理化共享，與此同時，積極對現(xiàn)代化的科學技術(shù)進行應(yīng)用，通過網(wǎng)絡(luò)利用來實現(xiàn)檔案信息利用的快捷化和標準化，突破時間和地域的限制，從而切實提高檔案信息利用的效率。

2.4 樹立發(fā)展觀念

在檔案利用這一環(huán)節(jié)，檔案部門永遠不可固步自封，而應(yīng)當有敏悅的職業(yè)眼光，緊緊把握時代脈搏，增強檔案利用工作的前瞻性，及時準確預(yù)測社會對檔案利用的新變化，不斷研究新情況、解決新問題。在當前要特別關(guān)注一些重點工作，如建立企業(yè)和個人的信用檔案、已公開的現(xiàn)行文件的閱覽、社區(qū)檔案的管理與服務(wù)、跨機關(guān)的檔案資源的整合與開發(fā)等。同時注意發(fā)現(xiàn)、引導、培養(yǎng)典型，對在檔案利用服務(wù)中出現(xiàn)的已被實踐證明行之有效的新事物予以鼓勵和支持，并適時推廣，擴大社會效益。

結(jié)束語

檔案是人類活動的真實記錄和歷史憑證，是一種重要的信息資源。它包括國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會實踐活動中形成、保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表及其他各種形式的原始記錄。從宏觀層面來看，檔案信息利用的不利因素會對檔案信息的實際利用價值的發(fā)揮產(chǎn)生了嚴重的影響，在此種情況下，應(yīng)當積極采取有針對性的解決措施，促進檔案信息的科學化利用，切實提高檔案信息的時效性和便捷性能夠滿足用戶的實際需求，從而在現(xiàn)代化的社會發(fā)展形勢下，促進我國檔案建設(shè)的發(fā)展。

⒖嘉南

[1]趙穎.試議檔案信息利用的不利因素及解決方法[J].中國科技投資，2016（15）

[2]孫錫萍.檔案管理信息化建設(shè)的保障措施和具體方法[J].今日科苑，2010（10）

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關(guān)鍵詞：文化軟實力；檔案管理職能；創(chuàng)新發(fā)展

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）23-0096-02

2007年，黨的十七大報告中首次提出了“提高國家文化軟實力”的號召，標志著文化軟實力已經(jīng)上升為國家戰(zhàn)略。作為世界文化軟實力理論共同源頭的美國，早在20世紀90年代，以約瑟夫?奈為首的學者就開始意識到文化軟實力發(fā)展對于國家在未來發(fā)展中的重要作用，在國內(nèi)積極推進文化軟實力建設(shè)并大獲成功。隨后，歐洲的英國、法國、德國以及亞洲的日本、韓國、新加坡等發(fā)達國家，紛紛效仿，以文化價值觀念、文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)、文化消費為主流形態(tài)的創(chuàng)新

發(fā)展模式席卷全球。在這個意義上，黨的十七大把文化軟實力上升為國家戰(zhàn)略，既是順應(yīng)世界政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展的全球化趨勢，同時，也是我國面對世界文化消費挑戰(zhàn)、加強民族文化保護、發(fā)展、創(chuàng)新的一種積極回應(yīng)。

無論是世界潮流的文化軟實力發(fā)展戰(zhàn)略，還是中國本民族的提升文化軟實力目標，都需要國內(nèi)房管局這一特殊的文化陣地積極參與、支持和實踐。從房管局規(guī)章制度、人員培訓到檔案保存，文化軟實力的發(fā)展要求房管局每個部門積極應(yīng)對，在這樣的態(tài)勢下，我國房管局檔案管理部門作為管理領(lǐng)域重要的文化教育平臺，如何實現(xiàn)在文化軟實力發(fā)展中的職能創(chuàng)新，就顯得比以前任何時期都更為迫切和重要。

一、檔案管理的“軟件”創(chuàng)新

房管局檔案管理研究可以在多個向度上展開，如果從檔案管理與基礎(chǔ)建設(shè)之間的關(guān)系層面上說，我們可以把檔案建設(shè)分為“硬件”和“軟件”兩大類。就前者而言，主要指的是房管局檔案館舍、資料設(shè)備、計算機網(wǎng)絡(luò)、配置設(shè)施等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。就后者而言，又可以分為兩個方面，其一是就檔案管理人員自身的文化素養(yǎng)、職業(yè)道德、工作能力等等，其二是就檔案管理在整個房管局管理工作中影響力、輻射力和創(chuàng)造力而言的，主要指的是檔案管理為房管局實踐工作提供了具體的幫助、支持和促進作用，樹立良好的房管局部門形象，提升房管局管理職能部門的影響力等等。從理論上說，房管局檔案管理建設(shè)中的硬件和軟件具有同等重要的作用，二者不可偏廢，一般而言，硬件是軟件的基礎(chǔ)，軟件是硬件的目的。但是，長期以來，房管局檔案管理工作中存在著重視“硬件”、輕視“軟件”的不良傾向，一個非常普遍的例子是，房管局在檔案管理部門更重視硬件設(shè)施建設(shè)，普遍重視和下大力氣投入資金、人力和物力，這些固然是檔案管理發(fā)展所必需的，但是，由此忽視了軟件建設(shè)，則對于檔案管理發(fā)展無疑是有害的。

按照美國學者約瑟夫?奈的軟實力理論，一個國家或地區(qū)僅僅依靠經(jīng)濟、科技、資源等“硬實力”建設(shè)，很難在未來競爭中勝出，未來的國家或區(qū)域經(jīng)濟的競爭主要手段在于文化教育、意識形態(tài)、制度觀點等等“軟實力”。雖然這個思想最初產(chǎn)生于國際政治關(guān)系領(lǐng)域，但是，由于其對于文化教育重要性的深刻認識，特別是對于各個學科領(lǐng)域具有的普遍的借鑒意義或者說普適性原則，因而迅速被國內(nèi)各個學科領(lǐng)域吸收和借鑒，這一點已經(jīng)被學界所公認。同樣，對于房管局檔案管理而言，我們也可以而且應(yīng)該充分借鑒他的軟實力發(fā)展戰(zhàn)略思想，認識到檔案管理中的軟件建設(shè)所具有的不可替代的作用，以及在檔案管理領(lǐng)域未來發(fā)展中的前瞻性。基于此，我們可以把房管局檔案管理建設(shè)中的“軟件”，稱之為一種“軟實力”，而房管局檔案管理在文化軟實力發(fā)展中的創(chuàng)新，就可以被表述為“軟件”的創(chuàng)新。

那么，就檔案管理的“軟件”建設(shè)而言，如何實現(xiàn)在文化軟實力發(fā)展中的創(chuàng)新呢？筆者認為，根據(jù)我國房管局檔案管理的客觀情況，至少可以在如下兩個方面進行創(chuàng)新：其一，在管理人員的文化素養(yǎng)提升上，改變當前“一單、兩低、兩缺”的管理現(xiàn)狀，即檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、工作積極性偏低；缺乏復(fù)合型管理人才、缺乏對其針對性的培訓指導。造成這種狀況的原因固然是多方面的，但是，房管局管理者認識觀念上偏好“硬實力”、輕視“軟實力”的誤區(qū)有不可推卸的責任。針對這種狀況，在文化軟實力發(fā)展戰(zhàn)略下，亟待實現(xiàn)檔案館工作人員文化素質(zhì)的提升。在用人機制上，應(yīng)該加強引進高素質(zhì)人員，而且，針對現(xiàn)有人員素質(zhì)的低下，加強針對性的業(yè)務(wù)培訓，尤其是加強對人員成為知識型、復(fù)合型人才的培養(yǎng)。其二，在檔案管理工作的形象提升上，亟待實現(xiàn)檔案館從“養(yǎng)老院”、“清水衙門”向?qū)I(yè)教育平臺的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。這需要房管局檔案管理部門改變傳統(tǒng)工作思路，積極把檔案工作與房管局整體工作聯(lián)系起來，除了保存員工檔案這一基本工作之外，還應(yīng)該擴寬工作思路，創(chuàng)造檔案館舍為房管局服務(wù)的新型知識平臺，以此改變房管局全體職工心目中檔案管理工作專門為安排家屬工作的養(yǎng)老院形象，以此提升檔案管理部門以及整個房管局的文化軟實力。

二、從保存守護職能向開放職能的創(chuàng)新

在傳統(tǒng)管理觀念中，檔案管理工作的主要內(nèi)容在于如何保存、保護重要資料。相對于房管局要處理各種繁雜的房產(chǎn)土地等日常工作而言，二者的本質(zhì)區(qū)別在于，檔案部門偏重于被動性的保護和收藏，而整個房管局工作則偏重于主動性的解決問題。在文化軟實力戰(zhàn)略上升為全球性潮流之后，房管局檔案管理職能中的被動性收藏保護工作面臨著向主動性教育轉(zhuǎn)型的創(chuàng)新任務(wù)。

按照約瑟夫?奈的軟實力理論，軟實力是價值觀念、生活方式和社會制度的吸引力和感召力，是建立在此基礎(chǔ)上的同化力與規(guī)制力[1]。其中，吸引力是貫穿奈的軟實力理論的核心內(nèi)容。無論是一個國家還是一個地區(qū)、城市，衡量文化軟實力的最客觀的標尺就是看看它是否具有吸引力。在這個意義上，房管局檔案管理工作的文化軟實力提升，可以被表述為吸引力的提升。而在傳統(tǒng)的房管局檔案管理工作中，檔案管理工作無疑是缺乏吸引力的，導致檔案管理工作吸引力缺乏的原因是多方面的，其中固然有工作自身性質(zhì)的枯燥乏味，但是，還與房管局檔案工作被人為地與房管工作割裂有直接的關(guān)系。簡言之，一旦實現(xiàn)了讓檔案管理部門成為房管局員工的“第二課堂”，檔案管理工作就可以更加親密地融入到整個房管部門工作中，并且為全體員工提供教育實踐中獲得巨大的吸引力、影響力，從而提升文化軟實力。具體來說，就是要改變檔案管理工作與員工日常工作割裂的狀態(tài)，實現(xiàn)檔案管理職能的不斷延伸和擴展，甚至向承擔某些文獻資料查找、信息處理等任務(wù)的方向積極發(fā)展，或者創(chuàng)造條件為房管局日常工作實踐服務(wù)。例如，檔案管理部門除了為開設(shè)員工開設(shè)檔案管理、檔案保護、檔案查詢等教學內(nèi)容之外，可以把檔案館舍作為員工參與實踐的基地，特別是對于承擔文獻資料查詢、信息傳播、通訊宣傳等工作任務(wù)的員工而言，充分利用檔案部門這個教育平臺，為培養(yǎng)和提升員工綜合文化素質(zhì)和多種實踐能力，無疑是一個非常寶貴的機會。當然，最重要的作用還不在于此，就文化軟實力的影響力和吸附力因素來看，檔案管理工作積極參與、融入到房管局日常工作中，就會增加自身對于全體員工的吸引力和影響力，這對于改善檔案管理部門與房管局其他各個部門之間的疏遠冷漠關(guān)系，無疑是具有十分積極的現(xiàn)實意義。

房管局檔案管理在文化軟實力發(fā)展中的創(chuàng)新，并不僅僅局限于上文所說的兩個方面，但是，就當前我國房管局檔案管理工作中存在的主要問題而言，在檔案管理的“軟件”創(chuàng)新上，以及從保存守護職能向?qū)ν忾_放的職能轉(zhuǎn)型，無疑是最基本的文化軟實力提升之策，其不僅對于提升房管局檔案管理部門的文化軟實力，也對于整個房管局的文化軟實力，都將發(fā)揮重要的意義，這正是筆者以此為選題進行研究的現(xiàn)實意義。