序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾蕚淞瞬煌L格的5篇檔案管理的特點，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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【摘要】本文主要分析與探討檔案管理在公園管理中的特點與作用。

關(guān)鍵詞 公園管理；檔案管理；特點；作用

公園檔案的管理是有效經(jīng)營公園業(yè)務的重要基礎(chǔ)與前提，但長期以來，公園檔案管理工作存在著基礎(chǔ)設施薄弱，管理者素質(zhì)較低，管理技術(shù)滯后，以及檔案內(nèi)容不全等方面的問題。

一、公園檔案管理工作的作用

作為國家檔案的組成部分，公園人事檔案翔實地反映了職工公園工作期間的實踐情況，能真實反映公園工作人員的工作經(jīng)歷、技能、管理水平、待人接物、思想品德等方面的情況，對于公園挖掘信任、充分挖掘人力資源潛力具有重要意義，甚至能為公園人才發(fā)展計劃、學科建設規(guī)劃、專業(yè)發(fā)展方向的制定和確立提供參考意見。公園綠化檔案可作為日常工作的重要參考資料，為公園發(fā)展建設的周期性與連續(xù)性提供重要參數(shù)與憑證。而且公園綠化檔案的經(jīng)濟效益也相當可觀。公園綠化部門對項目的新建、擴建或改建等，均需要公園綠化檔案。

二、公園檔案管理工作的特點

（一）檔案來源具有廣泛性。公園檔案不僅僅是來自公園本身，同時也來自相關(guān)方面的各類資料。來源廣泛性，增加了公園檔案收集與整理工作的難度，同時也是公園檔案管理重要性的充分反映。

（二）載體具有多樣性。公園檔案保存形式并不只是圖表、文字，同時還有錄音帶、照片及錄像帶等，由此才能達到聲形并茂、動靜結(jié)合的效果。

（三）保存具有針對性。公園檔案具有較高使用價值，該特點有檔案內(nèi)容來決定，很多檔案內(nèi)容一旦損失就不可能彌補，比方說，有些錄音、照片、錄像損失就不能再復制。

三、公園檔案管理中存在的問題

（一）基礎(chǔ)設施薄弱。公園檔案填寫與存檔主要以手工為主，而且建設公園檔案信息化的速度非常緩慢，公園內(nèi)部檔案保存主要為紙質(zhì)形式，缺乏計算機等先進設備保存與管理公園檔案，使得很多檔案在被多次利用后，出現(xiàn)嚴重損害，直接影響到公園檔案管理。

（二）管理隊伍專業(yè)素養(yǎng)不高。很多公園檔案員并沒有受過專業(yè)的訓練和培訓，甚至部分身兼多職還做其他的工作，這樣就使得他們的專業(yè)技能和職業(yè)操守參差不齊，不能達到預期的標準。

所以加強公園檔案管理隊伍的建設顯得尤為必要和迫切。

（三）管理技術(shù)滯后。大部分的公園檔案管理機構(gòu)仍在進行著最原始的操作，紙和筆是他們最“先進”的工具，而這樣的工具對相關(guān)資料的記錄是簡單的不完善的，并且嚴重缺乏技術(shù)革新意識，管理技術(shù)具有單一性滯后性。所以要在公園中增加現(xiàn)代化信息技術(shù)操作手段。

（四）服務意識薄弱。隨著社會發(fā)展的需要，檔案開放程度有了明顯的提升，各級檔案部門通過積極向社會開放檔案信息資源促進了人才市場的發(fā)展，產(chǎn)生了良好的社會效益。服務性工作是對檔案管理工作的定位，檔案管理人員的服務意識是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。龐大復雜、知識密集是檔案管理事務的特點，大量的登記、分類、編纂、保管工作需要檔案管理人員有條不紊地進行，還要考慮到這些資料的查閱利用。

四、加強公園檔案管理的建議

（一）提高公園檔案管理的標準化。公園檔案管理中的標準化管理，主要指得是計算機硬件和軟件系統(tǒng)的標準、網(wǎng)絡通訊和數(shù)據(jù)庫方面的標準，有效實現(xiàn)信息間的共享。減少在公園檔案管理中物力和人力等不必要的投入。提升檔案管理科學化水平，需要為檔案管理建立管理制度，為檔案管理提供保障。檔案管理的重要任務之一，就是將檔案管理制度和相關(guān)的機制完善，充分認識到檔案管理的重要性。

（二）加強公園檔案安全保障體系建設。由于電子公園檔案和紙質(zhì)公園檔案相比有很大的脆弱性，根據(jù)電子公園檔案管理特點有針對性地實施防護，按照“分層實施，均勻防護”原則針對公園檔案的安全性建立安全防護體系。安全防護體系的建立一方面可以通過對計算機安裝最新防火墻和殺毒軟件來達到安全防護的目的；另一方面是對電子公園檔案系統(tǒng)進行防護，安裝加固軟件，預防受到外界的安全威脅。

（三）提高公園檔案管理者綜合素質(zhì)。首先，要在人員進入崗位之前進行嚴格的審查，對于一些素質(zhì)低下，專業(yè)知識不精和有關(guān)方面知識不精的人員謝絕錄用，錄用高素質(zhì)和高技能人才，只有這樣，公園檔案管理工作才能更快地發(fā)展。其次，注重對在職人員業(yè)務的培訓和繼續(xù)教育，特別是對多年從事檔案工作的老同志，鼓勵其學習新知識，提高專業(yè)技能，在職稱評定時重視從事基層檔案的老同志，給予一定的傾向政策，盡量減少基層檔案人員不安心工作和人員的嚴重外流現(xiàn)象。

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【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案；管理

數(shù)字化檔案管理不僅通過采用先進的數(shù)字化儲存技術(shù)對檔案進行了有效保管，而且通過檔案館與館之間的互借以及網(wǎng)絡相互聯(lián)通的方式構(gòu)建了一個高速、及時，準確系統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。并提高了檔案信息資源管理的有效性和共享性。

一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵

信息資源的有效利用和共享是信息化建設的關(guān)鍵，檔案資源因其標準化規(guī)范化的操作越來越受到人們的青睞。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)基于大規(guī)模的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及計算機技術(shù)，實現(xiàn)了對以下幾種檔案的數(shù)字化管理。如：科技、實物、文書、聲像、照片、財務和人事檔案等。數(shù)字化檔案管理對價值較高的檔案數(shù)據(jù)資料等多媒體信息進行電子存取。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可看成是存儲數(shù)字信息的倉庫。是計算機有序組織的、可處理的信息集合，它使用數(shù)字技術(shù)對檔案進行信息資源的管理與組織，并能夠存儲大量信息，使用者可以借助于網(wǎng)絡資源來方便高效地檢索查詢和獲取自己想要了解的信息。并且使用者可以不受地域和時間限制的對檔案管理進行儲存和訪問。檔案作為一種重要的信息資源，在科技高速發(fā)展的今天將迎接信息技術(shù)時代的重大挑戰(zhàn)。為適應社會信息化發(fā)展的步伐，充分利用高科技技術(shù)對檔案信息進行管理，將信息數(shù)字化功能最大限度的發(fā)揮出來。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然走向。

二、數(shù)字化檔案管理的特點

（1）經(jīng)濟效益高。社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展使龐大的信息量和落后的辦公方式形成矛盾，之前一直使用的粗放型模式，造成了企業(yè)成本大量增加。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經(jīng)成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉(zhuǎn)變。（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡的實現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

三、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務意識。單位領(lǐng)導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務意識。（2）加強檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業(yè)技能，進一步加強對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網(wǎng)絡數(shù)字化技術(shù)為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網(wǎng)絡信息數(shù)字技術(shù)精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網(wǎng)絡信息技術(shù)現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數(shù)字化的真正實現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規(guī)范，積極促進檔案數(shù)字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現(xiàn)檔案管理與時代和信息科技的同步發(fā)展。

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質(zhì)為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網(wǎng)絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

參考文獻

[1]姜亮，張宇陽.淺談數(shù)字化檔案管理[J].云南檔案.2008（1）

[2]朱寶鈞.淺議高校數(shù)字化檔案管理[J].開封教育學院學報.2003（6）

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1林業(yè)科技檔案的主要特點

1．1專業(yè)性

科技檔案與其他檔案的最根本區(qū)別在于它產(chǎn)生、形成于科技活動中，而科技活動是分專業(yè)進行的，具有較強的專業(yè)性，專業(yè)性的特點是實現(xiàn)科技檔案管理的重要依據(jù)之一［1］。林業(yè)科技檔案除了具備科技檔案的共性外，還有其自身的專業(yè)特點。以咸寧林科院為例，在對竹類、杉木、油料作物等方面的研究時，歸檔材料就含有調(diào)查記錄表、觀察記錄表、施工記錄表等大量的專業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)；如潛山森林公園規(guī)劃建設工程項目就包括建筑施工圖、工程預算書等歸檔材料，涉及建筑、水利等多個方面、多個專業(yè)的內(nèi)容。

1．2成套性

林業(yè)科技項目在立項、審批、調(diào)查研究、規(guī)劃設計、工程施工、竣工驗收整個過程中都體現(xiàn)了成套性的特點，即圍繞著一個獨立的科研項目或課題形成，每一項都是相互關(guān)聯(lián)，密切聯(lián)系，記錄了完整的科研項目活動。

1．3階段性

由于有的林業(yè)科研項目周期長，可以根據(jù)項目需要，采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就可以將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去，這樣的方法既利于收集、整理，又科學、有序。

1．4保密性

林業(yè)科技檔案是廣大林業(yè)科技人員在科學試驗、生產(chǎn)實踐中形成的，是科技工作者辛勤付出、不懈努力的成果，反映了林業(yè)建設真實記錄，在某些方面具有專屬性和獨創(chuàng)性，屬于國家和單位的知識產(chǎn)權(quán)保護范疇，必須得到尊重和保護，要加強對科技人員和科技檔案工作人員的保密教育，定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內(nèi)容，適當調(diào)整保密范圍和密級，確保林業(yè)科技檔案與科技資源的安全。

2林業(yè)科技檔案管理存在的問題

2．1檔案管理模式傳統(tǒng)

林業(yè)科技檔案是林業(yè)生產(chǎn)活動的記錄和憑證，又是林業(yè)生產(chǎn)活動必要的參考和依據(jù)，在林業(yè)生產(chǎn)活動中具有重要作用［2］，但長期以來，由于受傳統(tǒng)模式的影響，林業(yè)科技檔案信息化管理不夠。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多林業(yè)科技單位只是簡單地把檔案信息要素錄入計算機，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴重影響科技檔案管理水平。

2．2科技人員存檔意識淡薄

部分科技人員對檔案材料的收集、整理、歸檔意識淡薄，只重視科學實踐活動和科技成果論文的發(fā)表，輕視檔案資料的收集，沒有認識到林業(yè)科技檔案是林業(yè)科技項目建設工作中的重要組成部分，是項目驗收的重要依據(jù)，有的人上交檔案的積極性不高，不能夠主動配合檔案管理人員工作，往往是等到檢查驗收時臨時抱佛腳，致使檔案管理難以順利開展。

2．3管理人員專業(yè)水平不強

檔案的信息化管理給新形勢下的檔案工作提出了更高的要求，然而在部分林業(yè)科技單位，檔案管理工作人員身兼數(shù)職，沒有時間、沒有精力去學習更多專業(yè)知識或進行專門培訓以此提升自己的專業(yè)技能。特別是有的檔案管理人員沒有直接參與到科研活動或科技項目具體過程中，對科研項目本身缺乏基本了解和認知，僅憑個人經(jīng)驗進行分類，導致歸檔不完整、不準確、不系統(tǒng)，嚴重影響了林業(yè)科技檔案收集質(zhì)量。

2．4檔案管理規(guī)范化程度不高

有的林業(yè)科研單位對林業(yè)科技檔案管理認識不足，對科技檔案資源運用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。

2．5檔案管理體系不完善

盡管很多林業(yè)單位設立了專職或兼職檔案管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。比如在林業(yè)科技檔案統(tǒng)一管理方面，由于我國還沒有建立統(tǒng)一的林業(yè)檔案規(guī)章制度，各類林業(yè)資料往往沒有統(tǒng)一由林業(yè)科技檔案管理部門或管理人員進行統(tǒng)一管理，造成林業(yè)科技檔案不健全、不完全、不集中問題。

3林業(yè)科技檔案管理的基本規(guī)范

3．1明確歸檔范圍

林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點和規(guī)律，必須保證林業(yè)科技檔案整理的規(guī)范化程度，切實遵循林業(yè)科技檔案以課題成套進行歸檔的特點。一般按照科研準備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段組織收集資料歸檔。具體包括：科研課題審批文件、任務書、委托書、開題報告、技術(shù)考察及調(diào)研報告、課題論證報告、科研課題研究計劃和協(xié)議書、合同；各種載體的重要原始記錄；各種檢驗分析報告、實驗報告，專利申請的有關(guān)文件；設計文件、圖紙、重要的往來技術(shù)文件、課題鑒定申請書、工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料；科研投資情況、決算材料、科研成果和獎勵、申報材料及審批材料、獲獎證書、推廣應用經(jīng)濟效益和社會效益的證明；推廣應用方案，技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，協(xié)議書，成果推廣應用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)，成果宣傳報道等等。

3．2確定歸檔時間

歸檔時間的確定直接影響到歸檔文件的質(zhì)量，決定著歸檔工作能否正常進行。歸檔時間應根據(jù)林業(yè)科技活動的規(guī)律和科技文件的形成特點來確定。對于周期較長的林業(yè)科研項目，一般采取按階段歸檔的方法，即按照科研準備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果和獎勵申報、推廣應用五個階段進行歸檔，每完成一個階段的工作，就將該階段形成的科研文件整理歸檔，補充到該科研項目檔案中去。對于活動周期不太長的林業(yè)科研項目，可在該項目結(jié)束后進行歸檔。此外，有的林業(yè)科研項目不僅周期長，而且由若干子項目、子課題組成，這些子項目、子課題一般相對獨立，可在每個子項結(jié)束后對該子項進行歸檔。為便于記憶簡易分為：按階段歸檔；在一項科技活動結(jié)束后歸檔；按子項歸檔；按年度歸檔；隨時歸檔。

3．3劃定保管期限

林業(yè)科技檔案的保管期限一般分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。劃分原則為：凡是具有長遠利用價值的應該永久保存；凡是在一定時期內(nèi)，具有利用價值的可以定期30年保存；凡是在較短時期內(nèi)，具有利用價值的可以定期10年保存；凡是介于相鄰兩種保管期限之間的檔案，其保存期限一律從長。

3．4注重日常管理

在林業(yè)科技檔案中新技術(shù)、新品種、知識產(chǎn)權(quán)和種質(zhì)資源都具有非常高的經(jīng)濟和社會價值，作為存儲這些信息的載體—林業(yè)科技檔案的管理就顯得尤為關(guān)鍵。因此，在日常管理中要嚴格按照《中華人民共和國檔案法及其《實施辦法》等法律規(guī)章，建立健全檔案保管、保密、利用、統(tǒng)計、移交和檔案人員崗位責任制等等，以嚴格的制度管人管事。

4強化林業(yè)科技檔案管理的對策措施

4．1強化認識

作為林業(yè)工作部門要充分認識到林業(yè)科技檔案管理工作是林業(yè)工作的重要組成部分，是推動林業(yè)科技進步的必要資源；是發(fā)展林業(yè)經(jīng)濟、創(chuàng)造林業(yè)效益的基礎(chǔ)工作。特別是基層科研單位領(lǐng)導，要重視檔案管理工作，將所需經(jīng)費列入單位年度財政經(jīng)費預算，加大資金投入，不斷加強基礎(chǔ)設施建設，配備必要的硬件設施設備，建立利于檔案內(nèi)網(wǎng)在線查詢的信息化管理系統(tǒng)。另外，林業(yè)科技檔案工作專業(yè)性強，檔案管理人員要強化認識，與時俱進，除了學習檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識外，還需要補充林業(yè)科技專業(yè)知識，不斷提高綜合管理水平。同時，有關(guān)單位應及時組織檔案管理人員參加林業(yè)專業(yè)知識的學習培訓，抓好專業(yè)技術(shù)教育。只有這樣，林業(yè)科技檔案管理才會科學、規(guī)范、有序，檔案信息化管理水平才會得到有效提高，檔案開發(fā)利用才會便捷有效。

4．2完善制度

林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用，離不開檔案管理制度的保障，相關(guān)林業(yè)科技單位應以國家有關(guān)檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合本單位實際，按照林業(yè)科技檔案管理規(guī)范和社會發(fā)展需要，建立健全相關(guān)制度，從根本上提高林業(yè)科技檔案管理正規(guī)化建設水平。

4．3加強應用

林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發(fā)利用其信息資源的潛在價值，服務于現(xiàn)代林業(yè)建設與林業(yè)科技發(fā)展，服務于國家的經(jīng)濟建設。林業(yè)科技單位要善于提高檔案信息資源的利用率、提高檔案管理科學化程度、提高工作效率。林業(yè)科研人員要主動挖掘本地區(qū)林業(yè)科技發(fā)展特點，善于利用已有的科研成果、科技檔案信息，不斷拓展服務范圍、深入開展送科技下鄉(xiāng)活動，將實用的致富信息送到林農(nóng)手中，為林業(yè)生產(chǎn)提供可靠依據(jù)。檔案管理人員要根據(jù)科學研究的實際，圍繞特定課題及時地、連續(xù)地向科研人員提供對口徑的各種檔案文獻資料，直到課題完成，通過課題跟蹤服務，使研究者及時獲得攻克難關(guān)的資料，避免重復勞動，充分發(fā)揮好服務保障作用，使課題研究人員不斷充實、修正、完善自己的研究內(nèi)容和方法。

4．4實現(xiàn)信息化管理

檔案信息化建設是目前林業(yè)科技檔案管理必須采取的重要舉措，各單位要把科技檔案信息化建設作為信息化建設的重要組成部分進行統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息化建設與單位信息化建設同步協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理工作人員要緊跟社會發(fā)展潮流，從收集完整齊全、真實可靠的檔案信息著手，積極應用計算機技術(shù)、光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)，將先進科學技術(shù)和設備應用到林業(yè)科技檔案管理之中，從檔案的收集、分類、編目、存貯、查詢、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)實施一體化管理。

4．5建設相對穩(wěn)定的檔案管理隊伍

林業(yè)科技檔案工作連續(xù)性強，檔案管理人員的頻繁調(diào)動，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性，因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須抓緊抓實做好檔案管理人員的穩(wěn)定工作，增強他們的責任感，充分調(diào)動從事檔案工作的積極性、創(chuàng)造性。同時要根據(jù)林業(yè)科技工作的特點和需求，不斷加強人才隊伍建設，培養(yǎng)一批有專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)的人才充實檔案隊伍，安排相對固定的人員管理林業(yè)科技檔案，以保證檔案管理工作的延續(xù)性，從而促進林業(yè)科技檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

4．6完善檔案管理體系

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1 數(shù)字化信息化的事業(yè)單位檔案管理特點

1.可以適當提高工作效率，使得檔案部門能夠最大程度降低使用的成本。使用計算機可以得到所有檔案信息，每個單位的檔案系統(tǒng)中能夠找到各種所需的檔案資料，減少了檔案查詢的流程同時節(jié)約了大量時間，從而工作效率得到最大程度的提高。數(shù)字化的檔案管理具有一定的及時性和準確性，使得日常工作更加方便。比如一些相關(guān)人事的檔案，當單位中有較大的人事改變時，進行人事統(tǒng)計工作時就要整理不同時期的人事資料，最近的人化是很難得到實時的信息。檔案數(shù)字化很好的解決了這些問題，實行數(shù)字化管理對各種情況都能及時的記錄，對今后的各種需要查詢的內(nèi)容提供了方便，節(jié)約了時間同時提高了效率。由于數(shù)字化檔案管理本身的特點降低了很大部分的維護開支費用。長期使用的紙質(zhì)檔案非常容易受到損壞和丟失，將檔案的信息全部數(shù)字化后可以長久的進行保存，并且具有足夠的安全效果。

2.政務公開化使得政府樹立良好的形象。事業(yè)單位使用數(shù)字化的檔案能夠及時的公布相關(guān)信息，使得國家相關(guān)部門能夠更加便捷的對檔案進行統(tǒng)計研究，同時使得老百姓對各種檔案文件可以查看，形成一種公開透明的政務管理工作，群眾更加信任事業(yè)單位，也符合新時期實行陽光政務的發(fā)展要求，達到科學合理的使用各種網(wǎng)絡信息的目的。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.事業(yè)單位沒有充分認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理工作就是對大量資料和文件的歸納、整理和存儲。因此大多數(shù)事業(yè)單位認為這對企業(yè)的發(fā)展有積極的影響作用，出現(xiàn)不認真對待各項工作的現(xiàn)象，逐漸形成一種散漫的工作態(tài)度非常不利于事業(yè)單位檔案管理工作向著更好的方向發(fā)展。這些簡單的檔案管理任務可能并不會給企業(yè)帶來什么盈利的機會，但是其對事業(yè)單位內(nèi)在的影響是非常巨大的，甚至會使事業(yè)單位受到各種好的社會服務評價，使得事業(yè)單位在今后能夠健康持續(xù)的發(fā)展下去。所以必須不斷提高人們對檔案管理工作重要性的認識。

2.檔案管理的程序不夠健全。因為存在嚴重的輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，使得很多事業(yè)單位中檔案管理的程序有很多的不足有待解決，并且有些事業(yè)單位中檔案管理工作是一片混亂的現(xiàn)象，從而使得檔案管理工作一直處于一種低級的管理水平，檔案管理工作長時間得不到正常的改革和發(fā)展，處于落后的狀態(tài)，一些檔案不能進行及時的更新，嚴重的影響了檔案管理工作今后的發(fā)展，也使得事業(yè)單位的發(fā)展速度緩慢。

3.處于檔案管理崗位的人員沒有正確的態(tài)度對待自身的工作。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的重要原因還是事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視現(xiàn)象造成的，檔案管理人員無法感受到自身工作的重要性。長期下來檔案管理人員的態(tài)度越來越不端正，有些工作人員甚至應付自身的各項工作任務，對檔案管理工作的工作質(zhì)量造成了很大的消極影響作用，人員在工作中經(jīng)常出現(xiàn)差錯，嚴重降低了工作的質(zhì)量和效率水平，事業(yè)單位根本無法更好的發(fā)展各項檔案管理工作，同時也阻礙了事業(yè)單位的創(chuàng)新和改革發(fā)展。

3 新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

1.充分認識到檔案管理工作的重要作用。要想大程度對事業(yè)單位檔案管理工作進行提高，對工作人員理念的教育是非常重要的，認識到檔案管理工作的重要作用是發(fā)展的基礎(chǔ)。首先應該從領(lǐng)導階層入手，教育他們認識到檔案管理的影響作用，然后對基層的管理人員進行相關(guān)知識的宣?骱凸嗍洌?最終使得整個事業(yè)單位的人員都形成一種對檔案管理工作的重視和認真的態(tài)度，使得檔案管理工作能夠更好的發(fā)展。

2.使得檔案管理的各項程序得到改進。要想更好的提高事業(yè)單位的檔案管理能力，開始要對檔案管理人員進行教育，使之形成正確的工作態(tài)度，認真耐心的做好本職的各項工作任務，然后對充分認識到檔案管理工作中存在的眾多不足和問題，對檔案管理程序不斷的完善和改進。就當前的檔案管理發(fā)展情況來看，事業(yè)單位的檔案管理工作是一種非常落后的狀態(tài)存在，造成這種現(xiàn)象的原因很大程度取決于檔案管理工作的各項程序中存在的問題。為了適應未來時展的需要，必須要對事業(yè)單位的檔案管理體制進行科學的創(chuàng)新和改進，一方面對事業(yè)單位的檔案管理程序進行改進。一個科學、規(guī)范的事業(yè)單位檔案管理程序，才能體現(xiàn)出檔案管理工作的價值和意義，從而使得事業(yè)單位能夠更好的發(fā)展進步。

3.對檔案管理人員的綜合素質(zhì)和整體水平進行提高。事業(yè)單位中的檔案管理工作并不是對一些資料的簡單整理過程，要有專業(yè)的管理人員的全面指導和管理。新形勢下可以看出，大多數(shù)檔案管理人員并不具備一定的檔案管理經(jīng)驗和知識。所以，最重要的是培養(yǎng)工作人員形成熟練的專業(yè)技術(shù)水平。通過多種方式對事業(yè)單位檔案管理人員進行必要的培訓和教育工作，形成更加扎實的專業(yè)能力。更好的完成事業(yè)單位的各項檔案管理工作，為事業(yè)單位今后的更好發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

4.跟隨時代的發(fā)展和進步，完善對信息化檔案管理機制的使用水平。信息化的檔案管理機制具有節(jié)省時間、資源的作用，使得各種檔案信息能夠公開化和透明化，部分檔案信息社會群眾可以隨時通過網(wǎng)絡進行查看，信息的傳遞過程更加快速、高效，同時也為今后管理層更好的管理事業(yè)單位提供有效的保障。

篇5

【關(guān)鍵詞】 電算化會計檔案； 特點； 注意問題

電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)）和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案治理的主要任務是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

一、電算化會計檔案的特點

與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：

一是電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

二是電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存儲在計算機硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光盤等存儲介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存不當容易遭到破壞。

三是電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡。

四是電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。

五是電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對管理和決策提供較好的支持。

二、電算化會計檔案包含的內(nèi)容

（一）機制會計檔案

包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

（二）機讀會計檔案

包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)和會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。

（三）計算機系統(tǒng)檔案

包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡操作系統(tǒng)型號；會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

三、對電算化會計檔案生成的管理控制

（一）機制會計檔案生成的管理控制

1.機制會計憑證類生成的管理控制。會計電算化操作員向會計電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數(shù)字準確無誤。審核記賬員（由復核人員兼任）應在計算機屏幕上直接對系統(tǒng)內(nèi)的記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時，復核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機制記賬憑證除由制單人員、復核人員簽章外，還應由記賬人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。

機制記賬憑證的編號應由計算機自動順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。編號間斷時，應在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關(guān)人員簽章。現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

2.機制會計賬簿類生成的管理控制。現(xiàn)金日記賬每天在計算機內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復核人員、會計機構(gòu)負責人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會計機構(gòu)負責人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。

總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構(gòu)負責人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)企業(yè)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年1月末應全部完成此項工作。當然，也要根據(jù)稅務、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿。

3.機制財務會計報告類生成的管理控制。企業(yè)的會計報表和部分財務分析結(jié)果由會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，但要求向有關(guān)各方提供的財務會計報告應符合《企業(yè)財務會計報告條例》的規(guī)定。企業(yè)在有必要向有關(guān)各方同時提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財務會計報告時，兩者數(shù)據(jù)應當完全一致。此外，由會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計資料發(fā)生缺損時，應補充打印，并同樣需要有關(guān)會計人員簽章。

（二）機讀會計檔案生成的管理控制

機讀會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會計檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但發(fā)展方向是以方便、可靠而經(jīng)濟的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)。《會計電算化工作規(guī)范》已經(jīng)允許在征得同級財政部門同意后，企業(yè)采用磁性介質(zhì)等存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿（總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會計檔案管理辦法》第12條也規(guī)定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案”。

目前，大多數(shù)會計電算化軟件主要支持計算機硬盤及軟盤備份。備份次數(shù)應視企業(yè)會計業(yè)務量大小而定，但每月不應少于兩次。每次除在本機硬盤備份外，同時還應制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環(huán)。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結(jié)賬前做第二次備份時要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。

對使用中的會計電算化軟件進行修改、版本升級或計算機硬件設備更換時，為保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，也應事前制作軟盤備份，因為會計電算化系統(tǒng)不僅存有當期的會計數(shù)據(jù)，而且存有以前年度的歷史會計數(shù)據(jù)，硬盤數(shù)據(jù)備份也保存在計算機內(nèi)。系統(tǒng)管理員應在現(xiàn)場全程監(jiān)督，事后還應核查確認會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和完整。升級前的舊版本的會計電算化軟件系統(tǒng)不應刪除，而應存儲在計算機內(nèi)。

盡管軟盤在會計數(shù)據(jù)備份中廣為使用，但是并非最佳選擇。《會計電算化工作規(guī)范》中建議，“大中型企業(yè)應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案”。現(xiàn)在很多企業(yè)使用存儲量大、價格逐步下調(diào)的光盤備份會計數(shù)據(jù)，而一些大型企業(yè)則有必要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立基于網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)備份與傳輸系統(tǒng)，實現(xiàn)異地實時備份，以確保會計數(shù)據(jù)不會丟失。會計數(shù)據(jù)備份有一個致命的缺陷：按規(guī)定，會計資料經(jīng)有關(guān)人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標簽上手工簽章根本不能保證會計電子數(shù)據(jù)不被人為刪改，也就不能保證會計檔案的真實、完善以及使用該備份進行數(shù)據(jù)恢復后會計信息的正確性。因此，采取加密碼的“數(shù)字簽名”才是有效的解決方法。

四、電算化會計檔案管理應注意的問題

鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會計檔案管理應注意的問題外，還應特別注意以下幾個問題：

（一）要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理

這些軟件文檔是進行會計信息系統(tǒng)維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護將非常困難，甚至不可能。

（二）電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞

在管理時應注意如下問題：一是在選用保存會計檔案的存儲介質(zhì)時，應特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質(zhì)上的會計檔案應寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計檔案的介質(zhì)應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標識，以便查找；四是對使用時間較長的存儲介質(zhì)應定期進行替換；五是對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會計電算化操作員應及時制作數(shù)據(jù)備份；六是需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應制作復制件，使用復制件進行操作。

總之，財務電算化管理信息系統(tǒng)是企業(yè)基礎(chǔ)性的管理系統(tǒng)，財務管理是企業(yè)管理的重點，是企業(yè)管理信息化的核心，是企業(yè)特別是各級領(lǐng)導關(guān)注的焦點。電算化是以會計檔案管理、經(jīng)營控制、經(jīng)營決策為目的，與計算機技術(shù)良好的融合，掌握企業(yè)控制和管理活動所需信息數(shù)據(jù)應用流程，充分利用計算機快速提供信息能力和會計信息加工效率，為企業(yè)經(jīng)營控制和管理決策提供滿意的服務。