序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇高效檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 有效利用

現(xiàn)代科技特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的更高的要求。人事檔案是人才信息的重要載體，是人員個(gè)體存在社會(huì)的真實(shí)歷史記錄。準(zhǔn)確、齊全、完整的人事檔案，歷史全面地記載著人員的經(jīng)歷、政治思想道德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力及個(gè)人特長(zhǎng)等信息，是反映人員綜合素質(zhì)的最重要的依據(jù)，也是人員今后就業(yè)及各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著高社會(huì)信息化水平的迅速提高，對(duì)檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此人事檔案信息化管理是檔案管理方式改革的必然趨勢(shì)。

企事業(yè)單位吸收引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，使檔案信息化，已成為現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的必要手段。檔案信息化是指通過(guò)檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的過(guò)程。

剖析檔案信息化一是檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；二是檔案信息接受、存儲(chǔ)、加工、傳遞和利用的一體化；三是檔案信息的高度共享；四是檔案管理模式的變革，即從以面向?qū)嶓w保管為重點(diǎn)，向提供檔案實(shí)體的數(shù)字化服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變。

本文就實(shí)際應(yīng)用中檔案信息的數(shù)字化闡述相關(guān)組織構(gòu)成及實(shí)例：

1.信息存儲(chǔ)

目前實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化最關(guān)鍵的動(dòng)作就是在于需要將紙質(zhì)的檔案，通過(guò)掃描、錄入等方式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中。在具備各種軟硬件的條件下，關(guān)鍵數(shù)據(jù)的核實(shí)是必不可少的，方便查詢的電子檔案與需核實(shí)的掃描數(shù)據(jù)的鏈接是目前很難精準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)的，因此在檔案掃描歸檔的同時(shí)，檔案管理人員針對(duì)性的檔案梳理是加強(qiáng)檔案信息有效性的關(guān)鍵步驟，因此在實(shí)際應(yīng)用操作中，對(duì)檔案錄入關(guān)鍵人員的管理，是提高檔案應(yīng)用的主觀可控因素，也是提高數(shù)字化的重點(diǎn)。

2.紙質(zhì)檔案存放管理

通過(guò)數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案是數(shù)據(jù)真實(shí)性的重要體現(xiàn)，因此在完全依賴數(shù)字化后的紙質(zhì)檔案，并非是廢紙一堆，定期的檔案核實(shí)整理，是確保數(shù)字化檔案的有效性的體現(xiàn)。對(duì)于過(guò)于依賴數(shù)字化信息的企事業(yè)單位，在這里需要警醒的是，由于科技化時(shí)代的特殊性，定期核實(shí)檔案信息雖然耗費(fèi)人力物力，但卻能體現(xiàn)其意義所在。人事檔案管理是反映員工綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是公司選賢舉能的重要依據(jù)，是對(duì)員工進(jìn)行全面評(píng)價(jià)的重要參考，檔案的完整性和準(zhǔn)確性對(duì)員工今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。由于人為因素的考慮，數(shù)字信息與紙質(zhì)檔案文件的核實(shí)需交由兩組人員分別處理，以利于防止因同類人員的類似錯(cuò)誤處理，使人員檔案信息的誤差將到最低。

3.數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)

檔案信息數(shù)字化的前提是檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，即用共同的信息技術(shù)和信息語(yǔ)言組織檔案信息。正如ISO主席漢茲所說(shuō)：“如果不靠國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)來(lái)有效引導(dǎo)信息迅猛發(fā)展趨勢(shì)，必將出現(xiàn)一個(gè)電子混亂局面。” 企事業(yè)單位的信息化素質(zhì)亟待提高在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，還是存在因循守舊，利用檔案的觀念停留在以前的手工時(shí)代。通過(guò)之前提出的信息錄入及檔案紙質(zhì)存放的關(guān)鍵模式，對(duì)沒(méi)有從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式中走出來(lái)人員給予有力的抨擊，使其排斥、不接受“信息化”，認(rèn)為紙質(zhì)檔案更為直觀，更為可靠的觀念徹底改觀。

4.數(shù)字化信息安全保障

由于人事信息是關(guān)系到個(gè)體存在社會(huì)中的實(shí)際意義的表象，因此人事信息的保密是檔案管理人的職業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)也是保障數(shù)字化信息安全的工作準(zhǔn)則。目前檔案信息通過(guò)電子存儲(chǔ)設(shè)備保存，存在因設(shè)備損壞及網(wǎng)絡(luò)病毒等外部因素造成的損壞，因此，在實(shí)際應(yīng)用中，嚴(yán)格控制檔案查閱時(shí)使用的網(wǎng)絡(luò)連接、對(duì)外連接的硬件設(shè)備，是確保檔案數(shù)據(jù)泄露的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。建立執(zhí)行行之有效的檔案查閱流程，確保內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)分設(shè)，杜絕外部存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)用，備份檔案信息嚴(yán)格管理，從而關(guān)注信息安全保障。

5.信息共享

篇2

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理；意義；問(wèn)題；對(duì)策

Abstract:management of public institutions can not do efficiently without the archives management，must management of archives scientific institutions topromote the scientific management of efficiency.Archives management is the management institution is important one annulus，don\’t recognize the files and theimportant role of archives management work，it will be difficult to work in practice.This paper will analyze the present status quo of management of archives inpublic institutions，discuss that scientific institutions of management of archives has great practical significance，How to strengthen the management of archiveswork，to maintain the integrity and security of archives，to achieve the effective use of the archives.

Keywords:management of archives in public institutions;Meaning;Question;countermeasures

檔案是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)單位成長(zhǎng)與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)機(jī)關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機(jī)關(guān)提高績(jī)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。

一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性(一)檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)檔案材料無(wú)序零散保存，勢(shì)必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)，造成管理上的被動(dòng)，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。由于人員流動(dòng)，把檔案保存在個(gè)別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無(wú)法延續(xù)；重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)機(jī)密、獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無(wú)法挽回的損失。檔案有其獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請(qǐng)專利的技術(shù)或機(jī)密。占有這些資料就是占有機(jī)關(guān)的技術(shù)或機(jī)密。因此，機(jī)關(guān)單位做好檔案管理工作，可以有效避免因技術(shù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。

(二)檔案是機(jī)關(guān)單位信用管理的重要保證檔案是公認(rèn)的構(gòu)成信用信息的核心資源。首先，完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠(chéng)信的一個(gè)窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。其次，在社會(huì)信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會(huì)各界關(guān)注的焦點(diǎn)。國(guó)家已經(jīng)提出要加快建立企業(yè)、中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人的信用檔案，使有不良記錄者付出代價(jià)，名譽(yù)掃地，直至繩之以法。可見(jiàn)檔案納入社會(huì)信用系統(tǒng)是必不可少的因素。

(三)檔案是機(jī)關(guān)文化建設(shè)的活力源泉機(jī)關(guān)文化是從機(jī)關(guān)的歷史積淀中提煉出來(lái)，反映在完整系統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案之中。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化存儲(chǔ)的主要形式。機(jī)關(guān)單位文化建設(shè)應(yīng)立足于本機(jī)關(guān)單位的歷史和現(xiàn)狀，有自身特色，不能脫離本歷史，搞一種毫無(wú)本特色的“泛文化”。綜觀機(jī)關(guān)檔案，可以深刻理解本單位特點(diǎn)及歷史發(fā)展規(guī)律。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題(一)檔案管理重視程度低各單位往往重視財(cái)務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫(kù)。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡(jiǎn)或兼并對(duì)象，甚至撤銷專門檔案機(jī)構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)偏低，待遇較低，再加之檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。

(二)檔案管理模式落后

目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無(wú)序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡(jiǎn)單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。

(三)檔案管理科學(xué)化水平低

隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案?jìng)鹘y(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因?yàn)槲募钠鸩荨⑿薷牡接“l(fā)都通過(guò)計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來(lái)解決電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題任重而道遠(yuǎn)。

三、檔案管理科學(xué)化的若干對(duì)策

檔案管理科學(xué)化要求檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建科學(xué)檔案管理機(jī)制，夯實(shí)完善檔案管理，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化。檔案管理科學(xué)化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，主要包括兩方面：(一)國(guó)家政府政策層面1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過(guò)電視臺(tái)、報(bào)紙等媒體，并通過(guò)張貼標(biāo)語(yǔ)、召開檔案工作座談會(huì)等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營(yíng)造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識(shí)到建立健全檔案的重要意義，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位做好檔案工作的自覺(jué)性。

2.積極塑造典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹立典型，以點(diǎn)帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會(huì)管理的單位帶動(dòng)后建檔的單位，以老手帶動(dòng)新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來(lái)者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。

3.積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)

檔案行政管理部門要采取切實(shí)措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨(dú)立開展檔案工作。二是深入機(jī)關(guān)單位，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時(shí)機(jī)，深入到各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。政府部門有必要主動(dòng)服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

4.積極提供檔案中介服務(wù)

通過(guò)檔案社會(huì)化服務(wù)的形式對(duì)檔案進(jìn)行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場(chǎng)需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機(jī)關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。

(二)機(jī)關(guān)單位自身層面

1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，牢固效用觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識(shí)，確立檔案實(shí)用效益觀念后，才會(huì)用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實(shí)施辦法》及所屬地檔案條例，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，自覺(jué)接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動(dòng)抓好檔案工作。

2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制

只要符合國(guó)家檔案法規(guī)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開展，就可以一切從實(shí)際出發(fā)。建立檔案管理機(jī)制，關(guān)

鍵要保證檔案的及時(shí)、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時(shí)展、社會(huì)發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒(méi)必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒(méi)有保存齊全完整，不能提供各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無(wú)用處，缺少價(jià)值。

3.科學(xué)利用信息化手段

在機(jī)關(guān)單位信息化建設(shè)中，檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。檔案部門要建立嚴(yán)格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，兩者編為一致的檔號(hào)和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。有條件的單位，逐步推進(jìn)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，把分散于不同載體，不同地理位置的信息以數(shù)字化形式存儲(chǔ)，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

總之，檔案是國(guó)家和社會(huì)的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來(lái)重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。

參考文獻(xiàn)

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[2]劉亞利.現(xiàn)代檔案管理工作的思考[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報(bào)，2007(4):35-37.

篇3

高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質(zhì)量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問(wèn)題，少其中存在的各類問(wèn)題，逐漸提升其發(fā)展效率，增強(qiáng)高校檔案管理工作效果。

1 高校電子檔案分析

當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快的今天，辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)已應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。無(wú)紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務(wù)信息的主體，也是高校辦公過(guò)程中的主體。電子文件對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。如何應(yīng)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們?cè)趯?shí)踐工作中不斷研究、探索和總結(jié)，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關(guān)規(guī)范對(duì)憑證信息或是高校歷史背景等進(jìn)行把偶才能，利用電子形式對(duì)其進(jìn)行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實(shí)際儲(chǔ)存的額過(guò)程中，可以完全代替紙質(zhì)的檔案，并且與電子檔案共存。

2 高校檔案管理中電子檔案管理問(wèn)題分析

目前，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過(guò)程中，還存在較多難以解決的問(wèn)題，無(wú)法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對(duì)大量電子文件進(jìn)行鑒定，只保留有價(jià)值的文件進(jìn)行保存，在實(shí)際工作期間，會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間和精力；二是因缺乏相應(yīng)的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)器等設(shè)備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲(chǔ)方式，保管方式落后，整理強(qiáng)度大，不利于檢索利用。

第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國(guó)高校檔案管理人員開展相關(guān)工作，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無(wú)法利用高效便捷的方式開展相關(guān)工作，導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。

第三，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過(guò)程中，還沒(méi)有制定完善的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，不能積極應(yīng)用各類方式提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，難以增強(qiáng)高校電子檔案管理效果，甚至?xí)霈F(xiàn)一些難以解決的問(wèn)題。同時(shí)，在高校電子檔案管理期間，相關(guān)工作人員不重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，無(wú)法提升其工作效率與質(zhì)量。

第四，電子檔案遠(yuǎn)程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學(xué)生的入學(xué)量較大，并且信息量較多，在實(shí)際工作過(guò)程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學(xué)等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠(yuǎn)距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍剩欢谶h(yuǎn)程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動(dòng)率逐漸提升，導(dǎo)致出現(xiàn)安全問(wèn)題。

3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用措施

在高校?子檔案管理過(guò)程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強(qiáng)其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過(guò)程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)與檢查，無(wú)論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)備，都需要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，保證可以增強(qiáng)其安全性。同時(shí)，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人才隊(duì)伍，使其可以更好的對(duì)電子檔案安全性進(jìn)行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設(shè)工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識(shí)。

3.2 樹立正確的管理觀念

高校檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問(wèn)題與缺陷，在完善管理制度、改進(jìn)管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術(shù)，保證可以提升電子檔案技術(shù)的應(yīng)用效率，增強(qiáng)其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設(shè)工作，階段性的開展安全培訓(xùn)工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識(shí)，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的管理目的。

3.3 創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段

首先，通過(guò)各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握電子檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提升電子檔案的應(yīng)用效率。其次，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過(guò)程中，必須要?jiǎng)?chuàng)新電子檔案服務(wù)手段，保證可以提升其工作效率與質(zhì)量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對(duì)于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應(yīng)用質(zhì)量，構(gòu)建媒體與信息整合的服務(wù)體系，進(jìn)而提升其工作效率與工作質(zhì)量[3]。

3.4 加大電子檔案的投入力度

高校電子檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進(jìn)的檔案管理軟件與硬件設(shè)施。硬件方面要配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備；軟件方面要配備先進(jìn)的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺(tái)，切實(shí)滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案技術(shù)的過(guò)程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創(chuàng)新其管理方式，進(jìn)而提升高校檔案管理工作效率與質(zhì)量，加大資金的投入力度，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

篇4

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；對(duì)策

一、新時(shí)期做好高校人事檔案管理的重要意義

1.為考察和選任人才干部提供重要依據(jù)

高校的發(fā)展關(guān)鍵在人才，核心在領(lǐng)導(dǎo)干部，干部人事檔案記錄了人員的過(guò)往學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷。隨著高校的發(fā)展，對(duì)干部人才愈加重視，嚴(yán)格進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)干部的選任和考察，可以確保干部選任的科學(xué)性。檔案審核是干部選任考察的必要環(huán)節(jié)，通過(guò)全面審檔，可以更全面的了解擬選任人員的過(guò)往，對(duì)于存在干部檔案造假等不端行為的干部嚴(yán)厲懲處，不得提拔重用，有效降低選人、用人風(fēng)險(xiǎn)。

2.為維護(hù)高校教職工合法權(quán)益提供憑證

人事檔案是對(duì)教職工成長(zhǎng)歷史的記錄，內(nèi)容豐富，記錄了其家庭成員、工作經(jīng)歷和薪資福利及獎(jiǎng)懲情況等，當(dāng)教職工出現(xiàn)財(cái)產(chǎn)繼承、離退休辦理等情形時(shí)，可通過(guò)查閱人事檔案進(jìn)行家庭成員關(guān)系確認(rèn)、工作年限確認(rèn)等，有效地維護(hù)教職工切身利益。

3.有利于強(qiáng)化高校人才隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行了全面詳實(shí)的記錄，包括個(gè)人的興趣、愛(ài)好、特長(zhǎng)、學(xué)歷職稱、工作經(jīng)驗(yàn)等，人事檔案的整合就是強(qiáng)大的人員信息庫(kù)，通過(guò)人員檔案資料分析，可以對(duì)高校整體人員情況進(jìn)行盤點(diǎn)，科學(xué)預(yù)測(cè)未來(lái)人員需求，結(jié)合人員特點(diǎn)進(jìn)行人崗匹配，加強(qiáng)人力資源開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)人力資源的高效配置，促進(jìn)高校人才隊(duì)伍建設(shè)。

4.有利于促進(jìn)高校組織人事工作的開展

人事檔案工作是高校人事工作的重要內(nèi)容，高校組織人事工作是圍繞人員“選育用留”的工作，離不開對(duì)人員的管理，做好人事檔案工作，有利于促進(jìn)高校人事工作的開展。

二、高校人事檔案管理存在的問(wèn)題分析

人事檔案在高校組織人事工作中發(fā)揮著重要作用，做好高校人事檔案管理具有重要意義。但由于人事檔案意識(shí)薄弱，重視程度不夠，管理不規(guī)范，從業(yè)人員專業(yè)度不夠等各方面原因，制約了高校人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理。

1.人事檔案意識(shí)薄弱

隨著高校改革的深入推進(jìn)，需要進(jìn)一步做好人事檔案工作，更好地服務(wù)于高校組織人事及其他工作的開展。由于人事檔案工作量大且不易產(chǎn)生工作業(yè)績(jī)，因此，許多高校對(duì)人事檔案工作重視程度不夠，高校領(lǐng)導(dǎo)、從業(yè)人員在思想上對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，主動(dòng)學(xué)習(xí)、主動(dòng)工作、主動(dòng)作為意識(shí)薄弱，存在重保管輕利用等管理意識(shí)，人事檔案思想認(rèn)識(shí)不足嚴(yán)重制約了人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理，制約了人事檔案工作的高效開展，制約了人事檔案作用價(jià)值的發(fā)揮。

2.人事檔案管理制度不健全

受高校發(fā)展成熟度及領(lǐng)導(dǎo)重視程度等因素影響，許多高校存在制度缺失或不健全情形，人事檔案管理缺乏制度依據(jù)，管理不規(guī)范。高校人事檔案內(nèi)容不齊全情形較普遍，收集、整理、統(tǒng)計(jì)、利用等各環(huán)節(jié)工作的開展缺乏操作規(guī)范，無(wú)法為高質(zhì)量開展高校人事檔案工作提供制度保障。人事檔案材料包含十大類，材料的形成涉及組織人事、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等多個(gè)部門，需要諸多部門的協(xié)調(diào)配合。由于相關(guān)檔案材料形成部門對(duì)檔案移交程序不了解，或出于部門自身工作繁雜，對(duì)人事檔案工作重視程度不夠等，人事檔案材料移交不及時(shí)、移交不齊全情況常有。高校人事檔案移交過(guò)程中常存在移交手續(xù)不齊全等情況，造成管理混亂、推諉扯皮等情形。高校人事檔案的整理存在分類不嚴(yán)謹(jǐn)，錄入不細(xì)致，排放無(wú)序等情形，嚴(yán)重制約了高校人事檔案的有效利用。

3.人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后

由于對(duì)人事檔案不夠重視，加之經(jīng)費(fèi)緊缺，缺乏財(cái)力、物力支持，有效投入不足，人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后。有的高校沒(méi)有設(shè)單獨(dú)的人事檔案室，僅設(shè)檔案柜；有的人事檔案室被當(dāng)作了雜物室。人事檔案保管設(shè)備缺失或老化，未達(dá)到檔案室檔案設(shè)備配置要求，這些都不利于人事檔案的安全保管。高校人事檔案管理軟件落后，有的高校甚至完全沒(méi)有人事檔案管理軟件，依靠excel進(jìn)行人事檔案信息錄入和人事檔案信息的具體查找，管理落后，效率低下，利用不足，制約了人事檔案工作的開展。

4.人事檔案信息開發(fā)利用水平較低

人事檔案開發(fā)利用意識(shí)薄弱，人事檔案管理理念較落后，重保管而輕開發(fā)利用，未發(fā)揮人事檔案對(duì)人事管理的作用。檔案信息開發(fā)利用信息化水平較低，人事檔案管理中人事信息系統(tǒng)落后，未能將大數(shù)據(jù)思維和信息化管理手段運(yùn)用到人事檔案開發(fā)利用中，人事檔案信息共享程度低。

5.人事檔案隊(duì)伍建設(shè)不足

雖然國(guó)家政策對(duì)干部人事檔案管理人員配置作了明確規(guī)定，但在高校實(shí)際工作中，由于學(xué)校重視程度不夠，加之人手不足等原因，人事檔案從業(yè)人員常常配置不足。高校人事檔案工作人員常由組織人事工作人員兼任，檔案專業(yè)理論知識(shí)不足，人事檔案分類整理、人事檔案信息化管理等理論和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不夠，且由于個(gè)人時(shí)間精力有限，對(duì)人事檔案業(yè)務(wù)投入精力不足，業(yè)務(wù)鉆研不夠，人事檔案工作質(zhì)量無(wú)法得到保證。

三、關(guān)于新時(shí)期做好高校人事檔案管理的對(duì)策思考

1.增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識(shí)到高校人事檔案的科學(xué)規(guī)范管理具有重要意義，有利于更好地維護(hù)高校教職工的利益，更好地促進(jìn)高校人才建設(shè)，推動(dòng)高校高質(zhì)量發(fā)展。因此，要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)關(guān)鍵作用，高校領(lǐng)導(dǎo)要積極為營(yíng)造良好工作氛圍，調(diào)動(dòng)高校人事檔案工作人員做好人事檔案工作的積極性。高校人事檔案工作人員要學(xué)會(huì)利用大數(shù)據(jù)思維和信息化思維進(jìn)行人事檔案管理，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)和信息資源共享利用意識(shí)，同時(shí)利用學(xué)校網(wǎng)站、學(xué)校微信公眾號(hào)等平臺(tái)加強(qiáng)推廣宣傳，多渠道宣傳人事檔案對(duì)于促進(jìn)高校人事工作及高校發(fā)展的意義，增強(qiáng)高校教職工人事檔案意識(shí)。

2.完善人事檔案規(guī)章制度

促進(jìn)高校人事檔案工作的發(fā)展需要完善頂層規(guī)定制度設(shè)計(jì)，建立完善的規(guī)章制度體系是開展人事檔案各項(xiàng)工作的依據(jù)和保障。一是要完善高校人事檔案管理制度。根據(jù)國(guó)家檔案管理辦法及干部人事檔案管理辦法相關(guān)規(guī)定，結(jié)合高校實(shí)際，制定科學(xué)的高校人事檔案管理制度，確保高校人事檔案工作開展有章可循。二是制定人事管理制度配套實(shí)施細(xì)則。完善人事檔案收集、分類、轉(zhuǎn)遞、利用等相關(guān)規(guī)定，要重點(diǎn)做好高校人事檔案的收集管理。明確高校人事檔案相關(guān)形成部門的工作職責(zé)，建立高校人事檔案收集工作機(jī)制，定期進(jìn)行收集，明確收集、移交手續(xù)要求，做好移交清單，確保各項(xiàng)移交資料有據(jù)可查。按照人事檔案分類規(guī)定，科學(xué)做好高校人事檔案的分類整理。三是要完善配套考核激勵(lì)制度。制定人事檔案工作目標(biāo)，并層層分解目標(biāo)，切實(shí)將工作落實(shí)到部門和個(gè)人。明確考核標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)于未完成目標(biāo)任務(wù)的扣減績(jī)效得分，將考核結(jié)果和個(gè)人績(jī)效工資、優(yōu)秀評(píng)選、職級(jí)調(diào)整等掛鉤，發(fā)揮激勵(lì)約束作用，確保人事檔案管理工作各項(xiàng)目標(biāo)有效完成。

3.完善檔案管理各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施

足夠的經(jīng)費(fèi)和有效的人力、物力支持是開展高校人事檔案工作的重要保障。高校人事檔案工作人員要主動(dòng)作為，并致力于推動(dòng)人事檔案工作的高效開展。按照檔案保管規(guī)定，完善人事檔案庫(kù)房建設(shè)，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房環(huán)境的現(xiàn)代化，配備技術(shù)先進(jìn)的設(shè)備。例如，溫濕度調(diào)節(jié)、安全監(jiān)控等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)人事檔案的高質(zhì)量保管，維護(hù)人事檔案安全。加強(qiáng)人事檔案軟件系統(tǒng)配置，通過(guò)掃描、錄入等方式將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)換為電子檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化。

4.強(qiáng)化人事檔案開發(fā)利用

在做好檔案安全保管前提下，逐漸加強(qiáng)開發(fā)利用，充分發(fā)揮其價(jià)值。一是要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，由重保管將工作重心轉(zhuǎn)移到人事檔案信息資源的開發(fā)利用上來(lái)，要深刻地認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源開發(fā)利用對(duì)于優(yōu)化人員配置，促進(jìn)人才建設(shè)的重要作用。二是要做好高校人事檔案資源網(wǎng)絡(luò)化利用，條件成熟的學(xué)校要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的查詢利用平臺(tái)，便于高校教職工更高效便捷地進(jìn)行人事檔案的查閱與利用。三是做好人事檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘研究，以高校事業(yè)發(fā)展為導(dǎo)向，根據(jù)人事檔案信息，更好地進(jìn)行人力資源開發(fā)，促進(jìn)高校人才隊(duì)伍建設(shè)。

5.提升人事檔案隊(duì)伍水平

高校人事檔案工作的發(fā)展，需要人才的支撐，需要建設(shè)一支能夠勝任新時(shí)期高校發(fā)展的高素質(zhì)、高水平的檔案人才隊(duì)伍。高校要認(rèn)真分析人事檔案工作對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)要求，選聘具有專業(yè)知識(shí)背景和豐富從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人員。要加強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)力度。一是實(shí)施崗前培訓(xùn)，要加強(qiáng)保密意識(shí)培訓(xùn)，要提高從業(yè)人員的政治意識(shí)和保密意識(shí)，從業(yè)人員要有良好的工作作風(fēng)，嚴(yán)格遵守人事檔案工作紀(jì)律，確保人事檔案實(shí)體和內(nèi)容安全。要結(jié)合實(shí)踐案例，對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行系統(tǒng)的崗位培訓(xùn)。二是在崗位實(shí)踐中培訓(xùn)，通過(guò)老員工帶新徒弟的方式，在實(shí)踐中對(duì)新從業(yè)人員進(jìn)行指導(dǎo)，更好地將理論與實(shí)踐相結(jié)合。定期組織交流會(huì)、專題會(huì)等會(huì)議交流人事檔案工作中存在的問(wèn)題，共同探討、共同學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步，促進(jìn)高校人事檔案管理水平提升。綜上所述，新時(shí)期、新問(wèn)題、新要求，結(jié)合高校實(shí)際，高校人事檔案管理需要從加強(qiáng)人事檔案意識(shí)，完善制度，加強(qiáng)開發(fā)利用，提升人事檔案人員水平等諸多方面努力，進(jìn)一步規(guī)范管理，促進(jìn)人事檔案管理水平提升，為高校事業(yè)發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊琪.高校人事檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題與對(duì)策研究［J］.工作指導(dǎo)，2019(2):173-174

篇5

【關(guān)鍵詞】高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

一、高校檔案管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年高等教育發(fā)展情況， 2011年相較于2010年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了幾十所，學(xué)生總規(guī)模增加了一百萬(wàn)左右，高校教職工人數(shù)增加了十萬(wàn)；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）數(shù)量增加了三百多所，學(xué)生總規(guī)模增加了近兩百萬(wàn)，高校教職工人數(shù)也是以萬(wàn)為單位遞增；連續(xù)三年，高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。

具體地看，全國(guó)高校檔案管理現(xiàn)狀還存在著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

第一，工作量大：由于高校的獨(dú)特環(huán)境，每年都有大量學(xué)生、教職員工的檔案數(shù)據(jù)變動(dòng)，錄入或者遷出，全國(guó)每年變動(dòng)的各類檔案都是以千萬(wàn)計(jì)，加上就業(yè)、繼續(xù)深造等各種情況，檔案的變化呈現(xiàn)數(shù)量大、變動(dòng)頻繁、跨區(qū)域調(diào)度等特點(diǎn)，加上其他檔案的維護(hù)、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，電子信息化程度有待提高：信息技術(shù)是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過(guò)程中還沒(méi)有完全發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。高校檔案主要還是以紙質(zhì)檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對(duì)自動(dòng)化軟件的選擇和使用還未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

第三，檔案管理操作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高：由于各個(gè)高校結(jié)合自身具體情況所設(shè)定的制度、規(guī)范存在差異，導(dǎo)致各高校之間對(duì)于檔案管理操作的步調(diào)不夠一致，甚至存在極少數(shù)相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來(lái)了障礙。

第四，遠(yuǎn)距離傳遞頻繁：由于學(xué)生入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)以及就業(yè)等情況每年都會(huì)發(fā)生，學(xué)生的流動(dòng)性強(qiáng)，所以檔案也經(jīng)常需要遠(yuǎn)距離傳遞，跨省市、跨地區(qū)甚至跨國(guó)調(diào)用都是時(shí)常出現(xiàn)的情況。

二、高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

許多檔案資料處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。由于檔案的專業(yè)性各異，檔案管理人員可能不了解專業(yè)和技術(shù)知識(shí)、工作程序，缺乏檔案管理的實(shí)踐能力，使檔案的收集、整理和歸檔不及時(shí)、規(guī)范。

（二）檔案管理制度遵守情況較差

目前，大部分學(xué)校根據(jù)《檔案法》完善了檔案管理制度，但是由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)察力度不夠，致使檔案管理人員及師生員工對(duì)檔案管理制度的遵守情況較差。例如在收集檔案的過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，交不交都行，檔案管理人員也不去催促。在檔案歸檔的過(guò)程中，許多檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔，部分檔案仍分散在基層單位管理，不符合事畢立卷的要求，致使最終有些檔案損壞或遺失。

（三）檔案利用率低

由于對(duì)檔案的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不夠，大多數(shù)人不去查找自己所需的資料。由于部分檔案管理人員思想觀念落后及受過(guò)時(shí)的檔案規(guī)章制度的制約，檔案利用者往往需要辦理許多手續(xù)才能借閱所需的檔案，有時(shí)甚至無(wú)法滿足利用者的需求，工作效率很低，降低了檔案的利用率。

（四）相關(guān)法律法規(guī)不健全

迄今為止，國(guó)家對(duì)大學(xué)生管理出臺(tái)了多個(gè)文件，但是沒(méi)有專門針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)。因此，大學(xué)生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實(shí)行哪種管理方式，因?yàn)闆](méi)有具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，都不愿意投入大量的人力、財(cái)力等進(jìn)行專項(xiàng)管理，使得大學(xué)生檔案管理雜亂無(wú)章。

（五）檔案管理技術(shù)和手段落后。

傳統(tǒng)的檔案管理內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，全部為紙質(zhì)檔案，以手工服務(wù)為主要手段進(jìn)行檔案管理。近年來(lái)，學(xué)校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，各項(xiàng)事業(yè)快速發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容越來(lái)越多。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的推廣應(yīng)用，學(xué)校檔案管理也配備了計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，這為檔案管理現(xiàn)代化工作提供了硬件設(shè)施。

三、加強(qiáng)高校檔案管理工作的對(duì)策

檔案管理是高校正常運(yùn)行的前提和基礎(chǔ)工作，因此，應(yīng)加大高校檔案管理力度，最大限度地提高檔案的利用率，為高校發(fā)展服務(wù)。

（一）樹立科學(xué)發(fā)展觀理念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。

高校檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性是提高檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。因此，要以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，用科學(xué)技術(shù)的最新成果武裝檔案工作，其核心就是重視檔案的建設(shè)與管理。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。

雖然大多數(shù)學(xué)校制定了檔案管理制度，但是執(zhí)行情況不佳。要想改進(jìn)檔案管理制度的執(zhí)行情況，一方面，應(yīng)該通過(guò)教育、培訓(xùn)、考試等方式加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)，建設(shè)一支知法、懂法、守法的高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，在工作中堅(jiān)持照章辦事，努力做到堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，另一方面，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，定期檢查，考核指標(biāo)量化，賞罰分明，這樣才能保證各項(xiàng)制度的有效執(zhí)行，保證檔案管理工作規(guī)范高效地進(jìn)行。

（三）加快檔案管理的信息化建設(shè)，從紙質(zhì)檔案到無(wú)紙檔案庫(kù)的過(guò)渡。

對(duì)高校來(lái)說(shuō)，檔案具有重要的作用，必須妥善保管，以便進(jìn)行查找與使用。傳統(tǒng)的人工處理方式非常麻煩、繁瑣，而且使檔案庫(kù)存不斷增大，占據(jù)了大量空間，浪費(fèi)了大量的人力物力。

（四）加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)能力。