序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇建設(shè)單位檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。

3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。

3.開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚(yáng)長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計算機(jī)專業(yè)人才，對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個新的發(fā)展時期。面向21世紀(jì)，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

摘要：建設(shè)單位的檔案管理是建設(shè)單位管理工作中的重要部分。依靠傳統(tǒng)的檔案管理辦法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時代的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理建設(shè)工程檔案已經(jīng)成為提高建設(shè)單位檔案管理的自動化程度和效率的最主要途徑和最有效的工具。雖然目前建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟，但在網(wǎng)絡(luò)化的過程中依然存在著不少問題。本文通過分析建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)條件以及存在的問題，勾畫出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的架構(gòu)，并列出建設(shè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)化的必要條件所需措施。

關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

參考文獻(xiàn)：

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[關(guān)鍵詞]建設(shè)單位；工程檔案管理；相關(guān)分析

中圖分類號：TV743 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）11-0208-02

檔案管理指的是收集與統(tǒng)計原始檔案中的實體以及檔案信息，對其提供有效管理以及各項服務(wù)的總稱，而隨著社會經(jīng)濟(jì)體制以及政治體質(zhì)的不斷改革，我國的高新科技建設(shè)發(fā)展也越來越快，建設(shè)單位當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案管理也就由此出現(xiàn)了重大的挑戰(zhàn)。本文將對建設(shè)單位工程檔案管理進(jìn)行研究，分別從：檔案管理必要性研究、建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析、促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施，三個部分進(jìn)行闡述。

一. 檔案管理必要性研究

檔案管理工作對建設(shè)單位發(fā)展具有重要意義，檔案記載著建設(shè)單位各類信息，這些信息有的相當(dāng)重要，關(guān)系著公司機(jī)密。一般工資做重大決策之時都會參考相關(guān)檔案，檔案能夠為建設(shè)單位發(fā)展提供關(guān)鍵性的信息。如果一不小心泄露或者丟失了檔案，便會給公司帶來不可估量的損失，有的公司還可能因此負(fù)上法律責(zé)任。因此，做好檔案管理工作對建設(shè)單位本身的發(fā)展非常重要。做好檔案管理工作可以為員工提供一個相對穩(wěn)定的工作環(huán)境，還可以鍛煉管理團(tuán)隊的能力，激發(fā)員工的工作熱情，對公司的人才管理也起著不可替代的作用[1]。其次，積極進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新對公司發(fā)展具有重要意義。時代在不斷發(fā)展，這也對檔案的管理工作提出了越來越高的要求，對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新可以促進(jìn)建設(shè)單位整體競爭力的上升，把企業(yè)的發(fā)展推向一個更高的平臺。另外，檔案管理的創(chuàng)新可以克服管理工作以往的弊病，徹底地解決檔案管理滯后問題，促進(jìn)建設(shè)單位的有效發(fā)展。

二. 建設(shè)單位工程檔案管理現(xiàn)狀分析

（一） 檔案管理體制缺乏完善

建設(shè)單位檔案管理的體制并不完善。檔案管理工作是一個復(fù)雜的過程，包括很多環(huán)節(jié)，主要包括檔案的分類存檔、檔案的收藏、檔案的使用等工作。檔案的分類非常重要，這關(guān)系到檔案使用時的便捷性問題[2]。檔案的收藏也很重要，信息化時代已經(jīng)到來，檔案除了收藏在檔案室外，還需要電腦存檔，以防丟失?，F(xiàn)有檔案管理出現(xiàn)了一個非常奇怪的問題，很多企業(yè)非常重視檔案的收藏，卻很少將檔案拿出來利用，這是檔案管理非常忌諱的一個問題。

（二） 檔案管理方法明顯落后

部分建設(shè)單位檔案管理方法有明顯滯后性，跟不上時代的發(fā)展。部分企業(yè)檔案管理還采用以前傳統(tǒng)的檔案室管理，沒有將信息化引入到檔案管理工作中去。信息化時代的到來決定了檔案管理向信息化發(fā)展的必然性，一些企業(yè)不順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，一定會逐漸失去市場競爭力，被時代淘汰。

（三） 檔案管理缺乏重視

企業(yè)不重視檔案管理，沒有針對檔案的管理工作的好壞制定管理制度。有的企業(yè)沒有把檔案的管理擺在一個重要的位置，人為檔案的管理只是一項微不足道的工作，這種思維是非常不科學(xué)的[3]。還有的企業(yè)安排了工作人員進(jìn)行檔案管理，但并沒有制定科學(xué)合理的工作獎懲制度，一旦檔案工作出現(xiàn)了漏洞，公司不知道應(yīng)該向誰追究責(zé)任。此外，檔案管理工作做得好，公司也沒有相應(yīng)的獎勵制度，嚴(yán)重打擊了管理人員工作積極性。

（四） 檔案管理人員素質(zhì)水平低下

檔案管理人員素質(zhì)低下。很多企業(yè)管理人員的素質(zhì)沒有達(dá)到檔案管理的基本要求，例如有些管理人員分類不明確，有些管理人員不懂在電腦上進(jìn)行管理，還有些管理人員沒有保密意識，隨便將公司的網(wǎng)站分享給外人，造成信息丟失。因此檔案的管理人員是檔案管理工作的關(guān)鍵部分，如果管理人員的素質(zhì)遲遲得不到提升，對整個公司的發(fā)展都會造成不良影響。

三. 促進(jìn)建設(shè)單位工程檔案管理的有效措施

（一） 充分應(yīng)用激勵機(jī)制

公司應(yīng)該對檔案管理工作引起重視，意識到檔案對公司發(fā)展的重要作用。另外，針對檔案的管理工作，公司應(yīng)該建立科學(xué)責(zé)任制，這一點非常重要?？茖W(xué)合理的獎懲制度可以帶動員工的工作積極性，而不科學(xué)的獎懲制度直接打擊了員工的工作積極性[5]。一個公司如果沒有科學(xué)合理的獎懲制度，那么整個公司的管理工作都會亂套。另外，科學(xué)合理的獎懲制度可一維護(hù)公司的基本利益，一旦公司的檔案管理出現(xiàn)問題，公司可以依據(jù)制度將責(zé)任追究到部門或者個人，不會出現(xiàn)不知道找誰追究責(zé)任的現(xiàn)象。而且，這種做法也可以對員工起到威懾作用，讓員工對自己的工作更加的重視，促進(jìn)公司更快更好地發(fā)展。此外，企業(yè)在選擇檔案的管理人員之時一定要嚴(yán)格要求，提高管理人員的整體素質(zhì)。公司在正式聘用管理人員之前，要對管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括管理工作的內(nèi)容、管理工作的方法、管理工作出現(xiàn)漏洞應(yīng)該才去的應(yīng)急措施，只有提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，管理工作才有可能做得更好。在管理過程當(dāng)中還要能時刻貫徹保密性的原則；要想使責(zé)任感很好的加強(qiáng)，就需要對本職工作做到安心與專注，以此使工作的嚴(yán)謹(jǐn)度顯著提升；不僅如此，還要為檔案管理人員建立一個有效的培訓(xùn)體系，依照崗位的不同采用不同的方式進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容中包括關(guān)于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識。還有包括一些其它學(xué)科種類，比如像管理學(xué)以及信息技術(shù)等學(xué)科專業(yè)的知識培訓(xùn)。能讓檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質(zhì)[8]。

（二） 擺脫檔案人員的不穩(wěn)定性、流動性

為確保檔案人員穩(wěn)定性，企業(yè)應(yīng)對現(xiàn)有檔案管理體制進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案管理的優(yōu)化升級。首先在檔案管理的分類方面，相關(guān)工作人員一定要對檔案進(jìn)行精確的分類，不能粗糙將檔案只分為幾大基本類型，相關(guān)工作人員在分類時應(yīng)該在對檔案進(jìn)行基本分類之后，在在大類下面分出小類[4]。不管檔案使用電腦存檔分類還是收藏在企業(yè)專用的檔案室，這個問題都非常重要。其次，在檔案管理的收藏方面，企業(yè)一定要注意檔案室的環(huán)境，謹(jǐn)防潮濕，并且，企業(yè)一定要將檔案輸入電腦進(jìn)行加密存檔，一旦發(fā)生意外，檔案還有備份的可以調(diào)出來。最后，企業(yè)一定要注重檔案使用，檔案只收藏不使用的話，對公司來說就是一堆廢紙。實際上，檔案的使用價值是非常大的，當(dāng)公司遇到難以解決的問題時，檔案上的信息可以給公司提供很多參考意見，促進(jìn)公司的順利發(fā)展。

（三） 以績效管理促檔案管理

績效考核是現(xiàn)代企業(yè)管理模式的主要方式，我司采用限期定指標(biāo)考核。沒有規(guī)矩，不成方圓，公司領(lǐng)導(dǎo)要制定出科學(xué)合理的績效管理制度，對員工工作績效評價系統(tǒng)進(jìn)行完善，將定量考核與員工工作能力及表現(xiàn)充分結(jié)合起來，用數(shù)據(jù)說話，使績效評估工作更具透明化、公正化，績效管理者應(yīng)對績效考核體系進(jìn)行審視，加強(qiáng)與員工的深入溝通交流，保證反饋時效性，管理者還應(yīng)該廣泛聽取員工意見，并及時做出調(diào)整，同時針對不同部門選擇不同的考核工具，制定出科學(xué)的考核方案，對員工工作進(jìn)行有效反饋?？冃Ч芾淼囊豁椫匾瓌t是量化，檔案記錄了人員狀況、設(shè)備儀器、監(jiān)測數(shù)據(jù)、原始記錄等各種數(shù)據(jù)資料，比如各種文件、報表、設(shè)備儀器的說明書、監(jiān)測數(shù)據(jù)等，做了真實有序的保存，是績效管理過程中需要的重要依據(jù)，是績效管理有效運(yùn)行的證據(jù)，為績效管理提供了重要的資料信息和有關(guān)文件。因此，檔案是績效管理工作的基礎(chǔ)，對績效管理體系運(yùn)行產(chǎn)生重要影響。

檔案信息化管理必須注重以下問題：第一，構(gòu)建安全的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)外在系統(tǒng)。檔案的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備一定要保證安全性。另外，網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的中心機(jī)房選址非常重要，要對多方面的環(huán)境進(jìn)行仔細(xì)的推敲，不能選擇潮濕的地方，也不能夠選擇電磁干擾性很強(qiáng)的地方[6]。第二，防范網(wǎng)絡(luò)病毒。網(wǎng)絡(luò)病毒給檔案管理帶來了嚴(yán)重地威脅，因此，企業(yè)的計算機(jī)須安裝殺毒軟件，使用防火墻技術(shù)。防火墻可以檢查網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)的安全性，監(jiān)控計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)。殺毒軟件可以進(jìn)行病毒查殺，及時阻止危險病毒的入侵，從而確保整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。第三，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時進(jìn)行維護(hù)，以防出現(xiàn)安全隱患。對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行定期維護(hù)可以及時地發(fā)現(xiàn)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中存在的一些不易發(fā)現(xiàn)的問題，并立即采取有效的保護(hù)措施，延長計算機(jī)的使用壽命。

四. 結(jié)束語

檔案管理對于我國建設(shè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法跟上時代的發(fā)展，檔案管理人員必須及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，采取行之有效的措施予以解決，促進(jìn)我國建設(shè)單位檔案管理工作效率的不斷提高。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞：建設(shè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

前言：

建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)是建設(shè)單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位的決策者和管理者來說都至關(guān)重要,所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高,計算機(jī)科學(xué)日漸成熟,其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識,它已進(jìn)入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機(jī)應(yīng)用的一部分,使用計算機(jī)對檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設(shè)單位檔案管理的效率。雖然我國建設(shè)單位檔案管理起步晚，經(jīng)驗不足，管理水平也不高，但建設(shè)建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)成熟。

一、建設(shè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化條件已經(jīng)具備

1.網(wǎng)絡(luò)硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設(shè)單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機(jī)制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機(jī)，并紛紛著手建設(shè)局域網(wǎng)。我國通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起，為建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

2.建設(shè)單位檔案管理自動化建設(shè)初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館（室）的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

二、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

1.由于歷史的原因，建設(shè)單位檔案館（室）自動化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機(jī)型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件，都沒有遵循國際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標(biāo)準(zhǔn)化水平低。

2.雖然經(jīng)過多年的努力，建設(shè)單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè)，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。3.在檔案館現(xiàn)代化建設(shè)中，人是最關(guān)鍵的因素，網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術(shù)以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，成為信息和知識的導(dǎo)航員。目前建設(shè)單位檔案隊伍整體素質(zhì)仍普遍較低，不適應(yīng)高速發(fā)展的計算機(jī)工作環(huán)境，館（室）內(nèi)嚴(yán)重缺乏既懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和建設(shè)單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質(zhì)需要提高。

三、建設(shè)單位檔案館（室）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的構(gòu)想

1.建立建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。建議由建設(shè)部牽頭組織建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，從行政和技術(shù)兩個方面統(tǒng)一指導(dǎo)和規(guī)劃建設(shè)單位檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，特別應(yīng)該制定出網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠(yuǎn)期的目標(biāo)，以對全國建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作進(jìn)行實質(zhì)性領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，協(xié)調(diào)行動，開發(fā)高質(zhì)量的應(yīng)用軟件，集中人力和資金建設(shè)大型文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。

2.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)化是自動化網(wǎng)絡(luò)化的前提。建設(shè)單位檔案館網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)集有關(guān)專家，共同醞釀制訂檔案的有關(guān)業(yè)務(wù)工作、技術(shù)方法以及設(shè)備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡(luò)化過程中各高校共同遵守的各項標(biāo)準(zhǔn)，如網(wǎng)絡(luò)通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標(biāo)準(zhǔn)、計算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設(shè)單位在協(xié)調(diào)組織的領(lǐng)導(dǎo)下，選用統(tǒng)一的高質(zhì)量應(yīng)用軟件，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫。

3.開發(fā)館藏資源，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標(biāo)準(zhǔn)化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應(yīng)揚(yáng)長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復(fù)建設(shè)的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整。當(dāng)然數(shù)據(jù)庫的建設(shè)應(yīng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)配套進(jìn)行。

4.培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高層次信息人員，加強(qiáng)對在職人員的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)技術(shù)。還要努力引進(jìn)或選調(diào)計算機(jī)專業(yè)人才，對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，使之盡快適應(yīng)檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作。

信息社會把建設(shè)單位檔案館推進(jìn)一個新的發(fā)展時期。面向21世紀(jì)，面對信息技術(shù)的挑戰(zhàn)，建設(shè)單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大力進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設(shè)單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案館的服務(wù)走向全方位現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】項目建設(shè)；檔案；管理工作

高速公路項目建設(shè)是一項資金投入巨大、參與單位眾多、涉及面相當(dāng)廣泛的系統(tǒng)工程。項目檔案管理貫穿高速公路項目建設(shè)的始終，是該系統(tǒng)工程中重要的一環(huán)。

項目檔案管理工作本身也是一項包含很多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程，它包括建立檔案管理體系、內(nèi)、外業(yè)資料收集、分類、歸檔等許多方面。作為項目建設(shè)業(yè)主單位，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，責(zé)無旁貸地負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)和督促的責(zé)任，必須自始至終予以高度重視。

本文結(jié)合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目建設(shè)中檔案管理工作的幾點體會，談?wù)勴椖拷ㄔO(shè)單位應(yīng)如何做好檔案管理工作。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織，建立高效的檔案管理工作體系

檔案管理工作必須領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與，盡早建立完善的檔案管理體系。

公司領(lǐng)導(dǎo)十分重視檔案管理工作，始終把檔案管理作為項目建設(shè)管理工作的重要組成部分，統(tǒng)籌規(guī)劃，規(guī)范管理。為確保內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量，項目從籌建開始，公司就指定由分管技術(shù)工作的總工程師牽頭成立了項目檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)整個項目建設(shè)期間的檔案管理工作。各參建單位的檔案管理工作同樣實行項目經(jīng)理分管、專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)的管理體制。明確參建各方在檔案管理方面的責(zé)任，要求各施工單位必須配備足夠的人力、物力抓好檔案管理工作，監(jiān)理單位則必須監(jiān)督檔案文件材料的形成質(zhì)量。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，層層落實，才能使項目檔案工作取得較好的成績。

另一方面，我們依靠上級主管部門或行業(yè)管理單位，在他們的指導(dǎo)下積極開展工作。就檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，我們及時向上級單位的檔案管理部門反映，他們多次派員深入現(xiàn)場了解情況，并給予及時指導(dǎo)和支持。實踐證明，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是項目檔案管理工作最強(qiáng)有力的保證。

二、檔案管理工作必須與項目建設(shè)同步進(jìn)行

檔案管理工作必須與項目建設(shè)同步進(jìn)行，這是檔案管理工作的基本要求。

由于歷史的原因，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）這兩個項目均持續(xù)時間較長，這給項目檔案管理工作帶來了較大的困難。管理單位和人員更換頻繁，許多前期產(chǎn)生的資料收集起來相當(dāng)困難。為此，公司專門抽調(diào)人手，花費大量人力、物力去有關(guān)單位收集、整理了與這兩個項目有關(guān)的內(nèi)、外業(yè)資料，較好地保存了早期文件，這給后來的竣工文件編制工作等打下了良好的基礎(chǔ)。

此外，中江高速公路和江鶴高速公路（二期）不僅參建單位眾多，而且，管理模式不同，建設(shè)期限也不同，這給項目檔案管理工作也造成了一定的困難。中江高速公路采取施工總承包模式，項目業(yè)主對工程建設(shè)各方面的控制通過對監(jiān)理單位和總承包單位的管理來實行。江鶴高速公路（二期）則由業(yè)主直接進(jìn)行施工招標(biāo)和管理工作，但開工遲于中江高速公路一年多。為此，我們根據(jù)項目特點，分別建立了各自的檔案管理體系。在中江高速公路項目建設(shè)中，我們在檔案管理工作中依靠監(jiān)理單位和總承包單位開展工作，以合同和有關(guān)法規(guī)為依據(jù)，以各項管理制度為手段，加強(qiáng)協(xié)調(diào)管理。在江鶴高速公路的項目建設(shè)中，我們則建立了以項目業(yè)主為主的垂直檔案管理體系，對檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)均予以高度重視，對發(fā)現(xiàn)的問題及時處理。由于主觀重視，措施得當(dāng)，基本上保證了這兩個項目的檔案管理工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行。

三、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范做法，嚴(yán)格要求，確保檔案的內(nèi)、外在質(zhì)量

1、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

為了提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，公司加強(qiáng)了檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。我司多次邀請省檔案局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家對項目竣工文件的收集、歸檔整理及竣工文件編制進(jìn)行了分階段性的崗位培訓(xùn)。我們還組織了資料員到兄弟單位參觀學(xué)習(xí)、交流，使全線檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不斷提高。

2、及時制定標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范做法，確保內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量

項目建設(shè)初期，公司就及時下發(fā)了《廣東省公路建設(shè)有限公司高速公路竣工文件編制辦法》等上級單位關(guān)于建設(shè)項目檔案管理工作的文件，并結(jié)合中江高速公路和江鶴高速公路（二期）的具體情況，規(guī)范了文件格式、題名、編號等，明確了各施工單位竣工資料管理的職責(zé)和編制要求，健全了本項目內(nèi)業(yè)資料的質(zhì)量保證體系，為項目檔案管理工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)。

3、高度重視資料的及時收集工作

項目建設(shè)過程中，如果不及時收集各種內(nèi)、外業(yè)資料，將給以后的編制竣工資料工作造成很大困難。為此，各施工單位應(yīng)在平時及時整理好質(zhì)檢資料，建設(shè)各方應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)資料的收集和整理工作。該項工作應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確且格式統(tǒng)一，過程當(dāng)中應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)、檢查工作。

4、堅持定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改

為了做好檔案管理工作，公司非常重視內(nèi)業(yè)資料的檢查和整改。除了堅持月度檢查外，還會同總監(jiān)辦、總承包單位不定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時指出并幫助施工單位整改，把問題消除在萌芽狀態(tài)。對施工單位提交的竣工資料，我司及時指定技術(shù)人員進(jìn)行審查把關(guān)，確保施工文件齊全、規(guī)范。

5、配備完善的檔案管理設(shè)施，實施電子化管理

四、檔案管理工作中必須重視的幾個環(huán)節(jié)

1、設(shè)計單位必須同步提供電子版設(shè)計文件

根據(jù)交通部2004年《公路工程竣（交）工驗收辦法》的歸檔分類要求，高速公路建設(shè)項目的竣工文件劃分為類，即：1、可行性研究及前期綜合文件；2、設(shè)計基礎(chǔ)文件、 設(shè)計文件；3、財務(wù)決算、工程結(jié)算文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、監(jiān)理文件；7、竣工圖文件；8、科研文件等。

其中，竣工圖的編制是高速公路項目檔案管理工作中極其重要的一環(huán)，它是項目建設(shè)的真實反映，是后來查詢、利用者了解項目建設(shè)情況的重要工具?？⒐D編制工作的總體要求是真實、準(zhǔn)確，如實反映設(shè)計變更情況，與施工實體必須完全相符；有關(guān)變更必須手續(xù)齊備，依據(jù)充足；圖紙質(zhì)量必須規(guī)格統(tǒng)一，圖面整潔，字跡線條清晰、耐久，標(biāo)注位置合理。

在竣工圖編制工作開展前，能否從設(shè)計單位取得完整的施工圖電子版設(shè)計文件，就成為做好這項工作的關(guān)鍵。

為此，在項目設(shè)計合同洽談中，項目建設(shè)單位須約定由設(shè)計單位同步提供完整的全套電子版設(shè)計文件，這既方便在日常施工中開展設(shè)計變更管理工作，同時，也將為日后的竣工圖編制工作打下良好的基礎(chǔ)。

2、應(yīng)在有關(guān)施工合同中保證檔案資料的及時交付

前已述及，中江高速公路采取施工總承包模式，項目業(yè)主不與各施工標(biāo)段直接簽署施工合同，項目業(yè)主對工程建設(shè)各方面的控制通過對總承包單位和監(jiān)理單位的管理來實行?？偝邪鼏挝缓筒糠址职鼏挝恢g由于合同糾紛，在一定程度上不僅對工程進(jìn)度、質(zhì)量造成了不利影響，也影響了檔案管理工作的進(jìn)展。具體表現(xiàn)為，個別標(biāo)段由于與總承包單位之間存在合同糾紛，就以內(nèi)業(yè)資料相要挾，拒不上交給業(yè)主，影響了整個檔案驗收工作的及時進(jìn)行，這是今后值得注意的地方。為此，我們認(rèn)為，在有關(guān)施工合同中，應(yīng)將內(nèi)業(yè)資料等檔案材料是否及時上交給業(yè)主單位，與該標(biāo)段的計量支付工作聯(lián)系起來。對拒不提交資料者，應(yīng)果斷地暫停其計量支付工作。只有這樣從合同條款上保證資料的及時歸檔、收集，才能使檔案管理工作高效、規(guī)范、有序地向前推進(jìn)。

【參考文獻(xiàn)】

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關(guān)鍵詞：建設(shè)工程檔案；收集；整理

一、建設(shè)工程檔案及管理

筆者認(rèn)為，建設(shè)工程檔案是指在工程建設(shè)項目的立項準(zhǔn)備、立項申請、決策、建設(shè)、驗收、交付使用與維護(hù)等過程中形成的能夠體現(xiàn)建筑本身的歷史、為今后確定工程質(zhì)量責(zé)任、解決可能產(chǎn)生的糾紛以及進(jìn)行后續(xù)維護(hù)具有基礎(chǔ)性意義的各類紙質(zhì)或電子介質(zhì)記載的文件材料。這一定義旨在從檔案本身的價值與功能出發(fā)，確定建設(shè)工程檔案的外延。

建設(shè)工程檔案的管理，是指對建設(shè)工程檔案的收集、整理、保管和利用服務(wù)行為。換言之，建設(shè)工程檔案的管理是一個系統(tǒng)工程，它始于工程項目的提出，伴隨工程有關(guān)建設(shè)進(jìn)程，終于檔案法定保存期限截止，并供工程醞釀建設(shè)開始后的各個時代有正當(dāng)需要的人士和機(jī)構(gòu)查閱。建設(shè)工程涉及立項單位、建設(shè)單位、建筑單位、監(jiān)理單位、管理單位等等多個部門，涉及人員及檔案材料眾多，一項建設(shè)工程在不同的單位均有相應(yīng)的檔案材料，因而很難在一個部門形成完整系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案，具有復(fù)雜性。收集、整理和保管好建設(shè)工程檔案，做好建設(shè)工程檔案的查閱服務(wù)，具有非常重要的意義。檔案是人類文化的載體，建設(shè)工程檔案則是人類建筑文明發(fā)展的記錄，是研究建設(shè)工程歷史文明的基礎(chǔ)材料。同時，檔案是產(chǎn)生工程質(zhì)量責(zé)任和法律糾紛的基本證據(jù)材料，對于分清建筑責(zé)任、解決糾紛具有不可估量的意義。

二、單位建設(shè)工程檔案的收集

所謂檔案收集，就是檔案館根據(jù)各種線索，到社會上找尋、征集有關(guān)的檔案資料。從建設(shè)工程檔案視角來看，其檔案管理部門眾多，既涉及土地管理部門，建設(shè)審批管理部門，環(huán)保消防等部門，也涉及業(yè)主、建筑單位等，因而就每個單位的檔案管理部門而言，其檔案的收集范圍要比國家檔案館收集檔案的范圍小的多，主要是對本單位各職能部門在項目建設(shè)和使用維護(hù)過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行找尋、征集。因此，一般的建設(shè)項目，其檔案往往由各職能部門及業(yè)主、建筑單位等各自管理，只有一些對于國家具有重大意義的建設(shè)項目，才可能在一定時期統(tǒng)一由國家檔案館收集檔案。

建設(shè)工程檔案收集是檔案管理的第一步，是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，具有重要的意義。收集檔案是檔案工作的物質(zhì)前提 。建設(shè)工程檔案是隨著建設(shè)項目的醞釀和建設(shè)而形成的，往往是由本單位不同的部門提出、論證、決策和實施，因而相關(guān)文件也往往在這些部門保存，一般很少同時向檔案部門提交。因此，檔案部門一般是在項目建成之后向各部門收集文件。單位建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)注意以下問題：

第一，應(yīng)當(dāng)注意檔案的收集范圍。建設(shè)工程所涉及的文件相當(dāng)多，從項目的醞釀提出就會產(chǎn)生動議性文件，之后逐漸產(chǎn)生論證文件、決策文件、土地使用權(quán)文件、報批文件、設(shè)計文件、交付文件、試用文件、維修保養(yǎng)文件等等，這些文件可能是文字文件、圖形文件、聲音圖像等模擬與數(shù)字電子文件等。因此，其收集范圍廣泛，并不以是否為本單位制作文件為限，即凡是本單位制作的和職能部門下發(fā)的有關(guān)該建設(shè)項目的文件均在收集之列。收集目標(biāo)更不以紙質(zhì)文件為限，電子文件亦是建設(shè)工程的歷史記錄，自應(yīng)收集。

第二，應(yīng)當(dāng)注意歸檔時限，及時歸檔。檔案是對事件的真實歷史記錄，收集時間距離檔案文件產(chǎn)生的時間越長，越有可能發(fā)生檔案文件丟失、人員變動導(dǎo)致收集不便等問題。因此，國家對各類檔案的歸檔時限都有嚴(yán)格要求，特別是專項檔案的移交。一般建設(shè)項目的歸檔，亦應(yīng)依法在規(guī)定時限內(nèi)歸檔。

第三，建立單位內(nèi)部建設(shè)檔案歸檔程序。單位應(yīng)當(dāng)通過制定建設(shè)工程檔案歸檔程序，明確檔案歸檔的時限、歸檔文件的份數(shù)、歸檔文件的原始性要求與可讀性要求、各部門負(fù)責(zé)人的確定和專職與兼職檔案管理人員制度、各部門向檔案管理部門移交建設(shè)工程檔案的程序等制度，并規(guī)定未依據(jù)規(guī)定作為的應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的工作責(zé)任，以保證建設(shè)工程檔案的順利收集。

第四，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動收集檔案。本單位一旦有工程項目建設(shè)，檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)主動聯(lián)系各部門檔案負(fù)責(zé)人和專兼職檔案員，了解工程進(jìn)度和工程基本情況，做到心中有數(shù)，在工程結(jié)束后及早向各職能部門收集檔案文件材料。檔案管理人員不應(yīng)坐在辦公桌前坐等建設(shè)工程檔案，這樣很可能喪失最佳的檔案收集時機(jī)。

第五，建設(shè)工程檔案收集應(yīng)當(dāng)有所側(cè)重。建設(shè)工程檔案在收集時應(yīng)當(dāng)有所甄別，對于工程決策、審批資料，工程設(shè)計圖紙，施工材料與施工方案等根本性資料應(yīng)當(dāng)盡可能地收集齊全，對于工程建設(shè)的評價等資料則可以不收集或少收集。

三、單位建設(shè)工程檔案的整理

檔案整理工作是整個檔案管理活動的核心內(nèi)容，是檔案工作者日常工作的基本內(nèi)容之一。由于單位建設(shè)工程往往在建設(shè)之初的命名與竣工或使用時的命名不同，各部門移交的文件材料不規(guī)范，或者不齊全，因而常導(dǎo)致單位建設(shè)工程檔案的整理困難。因此，單位建設(shè)工程檔案的整理是一個較為復(fù)雜的問題，單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程與單位實際，采取靈活的歸檔與整理策略和規(guī)則，不宜以定式常法為據(jù)。

單位建設(shè)工程檔案的整理，雖然難以定法對待，但仍有條理可循。

第一，以時間為軸進(jìn)行單位不同建設(shè)工程檔案的整理。單位存在不同建設(shè)工程的，其檔案應(yīng)當(dāng)以工程先后時間為序進(jìn)行編號整理。在整理時應(yīng)當(dāng)以工程竣工日期為建檔順序，而不宜以工程批準(zhǔn)或動工日期為序建檔。這是因為工程竣工日期單一明確，一般不存在模糊問題，而批準(zhǔn)日期則因工程批準(zhǔn)部門較多，日期一般不統(tǒng)一。難以確定以哪一批文日期為準(zhǔn)，容易形成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題。同時，有時文件規(guī)定的動工日期與實際動工日期不一致，因而也難以作為歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)。

第二，同一個工程項目檔案文件的整理可根據(jù)工程保管期限分類整理。同一個工程項目檔案的保管期限有永久、長期、短期之別，為了便于定期銷毀短期與長期檔案，永久保存部分重要檔案資料，對于檔案材料依據(jù)保管期限分類整理頗為必要。

第三，同一個工程項目檔案可根據(jù)可行性研究文件、設(shè)計文件、工程項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、維修保養(yǎng)文件等分類整理。這樣使建設(shè)工程的檔案材料更加完整有序，便于日后的檔案查找。

第四，以文檔內(nèi)容為卷內(nèi)各分類文檔建立目錄題名。同一工程的卷內(nèi)文檔較多，為便于查找，需要編寫目錄題名。簡單的以拼音字母與羅馬數(shù)字組合編寫目錄題名不便于查閱，難以與數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)相銜接，故此，應(yīng)以文檔主要事項為題錄，如某某項目可行性報告等。

總之，單位建設(shè)工程檔案的整理是一項較為復(fù)雜的工作，應(yīng)當(dāng)以高度的責(zé)任心認(rèn)真對待，科學(xué)整理，既要考慮工作效率，又要考慮檔案在將來的查閱和銷毀，不能簡單應(yīng)付。

四、單位建設(shè)工程檔案的保管

單位建設(shè)工程檔案的保管是根據(jù)本單位建設(shè)工程檔案的介質(zhì)和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施，主要包括檔案的庫房管理、檔案流動過程中的保護(hù)以及保護(hù)檔案的專門措施等。

一般而言，紙質(zhì)檔案可以采取與圖書相似的辦法保管。但是對于一些特殊的檔案文件，如照片和聲像資料，則不宜以上架擺列方式保管。因為照片的載體質(zhì)量雖然相對可靠，但長期保存可能會變黃、龜裂、變形、發(fā)霉。以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，可能因為溫度、濕度及防磁要求不達(dá)標(biāo)而導(dǎo)致影像質(zhì)量失真，加之經(jīng)常性的復(fù)制，導(dǎo)致資料清晰度下降，保管成本高。

因此，對于照片、以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，應(yīng)當(dāng)利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)加以保存。如對于照片檔案文件，可以通過掃描儀掃描、數(shù)碼相機(jī)翻拍等技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子圖像，然后加以保存，同時對照片采取常規(guī)方法保存。對于以錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料，則可以通過數(shù)字技術(shù)保存為數(shù)字文件，如MP3、WMA、ASF、WMV、RM等文件，同時保存原始錄像帶、錄音帶。應(yīng)當(dāng)注意的是，在以數(shù)字方式保存以照片、錄像帶、錄音帶為載體的聲像資料時，應(yīng)加注說明性題名，并在屬性選項注明制作日期、原資料日期、原資料制作單位與個人等

基本資料，以便于查閱。

五、單位建設(shè)工程檔案的利用服務(wù)

隨著社會信息化進(jìn)程的加快，信息資源已成為人類經(jīng)濟(jì)活動、社會活動的戰(zhàn)略資源。檔案館作為積聚大量富有價值的檔案信息的專門機(jī)構(gòu)必將廣為信息尋求者所利用。單位內(nèi)部或因工作需要，或因?qū)W習(xí)建筑設(shè)計，均可能借閱單位建筑工程檔案。有時還存在外部人員借閱單位建設(shè)工程檔案的情況。故此，做好檔案的利用服務(wù)，是檔案管理人員的又一核心工作。

單位建設(shè)工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在法律規(guī)定的前提下盡力做好檔案利用服務(wù)工作。

第一，利用單位建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)符合法律規(guī)定的查閱條件，檔案管理人員不得違法出借單位建筑工程檔案或提供摘抄、拍照等檔案復(fù)制服務(wù)。單位建設(shè)工程檔案有檔案與非檔案，檔案亦有密級之別，故此，哪些檔案可以查閱，哪些不能查閱，哪些機(jī)構(gòu)或人員可以查閱，均需要依法進(jìn)行。

第二，單位建設(shè)工程檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵循法定程序和單位規(guī)定的查檔規(guī)則。檔案利用，特別是檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定的程序，通過申請、核準(zhǔn)、查閱等基本程序，而且查閱地點、方法等均須符合規(guī)定。